LegalBox – Documentation en ligne

Viser un document


--Télécharger "Viser un document" en PDF --


Viser un document

1. Consulter et traiter les documents « à viser »

Lorsqu’un document est envoyé dans l’application, vous pouvez être chargé de viser un document (selon les règles qui ont été établies dans votre organisation).

Les documents demandant votre visa apparaissent dans votre bannette « à valider ».

Lors de l’ouverture du document, vous pouvez consulter votre rôle dans le circuit à travers la fenêtre de propriété.

Si vous êtes définis comme « visa préalable » sur le document, l’application vous propose l’action de « viser » dans le menu déroulant dédié aux actions:

viser_doc

Il vous suffit de sélectionner l’action « viser » et de cliquer sur le bouton « valider » pour que l’application prenne en compte votre visa sur le document.

2. Les différents mode d’attribution d’un visa

L’application donne la possibilité de définir plusieurs utilisateurs en tant que « visa préalable ».

L’émetteur du courrier peut choisir le mode dans l’attribution de l’action de « viser ». Pour changer de mode, il suffit de cliquer sur le petit bandeau à gauche des noms de viseur :

fonction_ordre_visa

Les différents modes sont les suivants:

bouton_visa_hierarchieMode « hiérarchie »: Les chiffres « 1 » et « 2 » correspondent à la hiérarchie dans le visa. Tant que la première personne dans le circuit n’a pas visé, la seconde n’aura pas l’action de viser.

Vous pouvez changer l’ordre des agents viseurs en réalisant une action de « drag & drop ». Si vous souhaitez inverser le 1er viseur et le 2eme viseur, cliquez sur le 1er viseur (c’est-à-dire cliquez sur le nom du viseur, à droite du bouton « visa préalable »), restez appuyer puis faites le glisser au niveau du premier viseur. Automatiquement, le 2ème viseur montra dans l’ordre des visas et deviendra 1er viseur:

changer_ordre_role

bouton_visa_elementMode « aléatoire »: Le mode aléatoire permet de ne pas définir d’ordre de visa. Les deux personnes doivent viser le courrier sortant mais il n’y pas d’ordre dans l’attribution du visa.

bouton_visa_aleatoireMode  » un élément » : ce mode dans l’attribution des visas permet de définir le besoin d’un seul visa pour que le courrier sortant monte dans le circuit de validation.

3. Le visa numérique

L’application permet d’apposer un visa numérique sur vos documents.

Dans certains cas, exemple les bons de commande, il est nécessaire d’avoir une griffe de ce type :

^9D9E66227911BF2BB47A9E210F8B91BEE7DDFD0D5E7245B3B7^pimgpsh_fullsize_distr

Comme pour un signataire, le viseur peut avoir le choix de viser numériquement un document si il a les habilitations requises.

Pour cela, un visa numérique doit être ajouté au niveau du compte utilisateur (vérifier auprès de votre administrateur pour les habilitations).

Un visa numérique sera apposé sur le document telle une signature numérique.

OUVRIR UN TICKET