LegalBox – Documentation en ligne

Visa et signature d’un document interne


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Visa et signature d’un document interne

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

1. Consultation des documents à valider

Lorsqu’un utilisateur se connecte à son compte sur l’interface, il peut voir sur son tableau de bord (bandeau de gauche) si sa bannette personnelle contient des documents à valider. Il peut rapidement identifier cette information car le nombre de documents à valider est noté entre parenthèse à droite de l’onglet « Boîte de réception »:

boite_de_reception

 

 

2. Ouverture des documents à valider

 

La liste des documents à valider est disponible dans le bandeau du milieu. Les documents demandant un traitement sont accessibles depuis la bannette « boîte de réception » et « à traiter ». En ce qui concerne les documents à viser et à signer, on les retrouve dans la bannette « boîte de réception » :

new_DI_doc_a_valider

 

 

3. Viser et signer un document interne

 

  • Si vous êtes en « visa préalable »

Si le document est un document interne, et que vous êtes définis en « visa préalable» dans le circuit de validation, l’interface vous propose les actions suivantes :

 

Mettre à l’étude,

Viser,

Refuser.

 

new_DI_viser

 

 

Selon votre choix d’action, le courrier n’aura pas le même comportement dans le circuit.

 

Si vous choisissez de :

– Mettre à l’étude: Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.

– Viser: si vous donnez votre visa sur le document, alors le courrier montra dans le circuit. Dans l’exemple ci-dessus, si Mr Amiral vise le document, le document interne ira dans la boîte de réception du  signataire.

– Refuser : Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner l’agent en «visa préalable» qui traitera le document refusé .

Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « retour à l’émetteur », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire. Dans ce cas, l’application génère un nouveau ‘courrier’ – copie du précédent – dans sa bannette ‘en brouillon’ sur lequel l’émetteur peut changer ou modifier le document, modifier le circuit puis à nouveau l’envoyer (le courrier refusé sera clôturé automatiquement).

 

refuser_visa

 

Une fois l’action sélectionnée dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton « valider » :

new_DI_viser_valid

 

 

  • Si vous êtes en « signataire »

Si le document est un document interne, et que vous êtes définis en « signataire» dans le circuit de validation, l’interface vous propose les actions suivantes :

 

– Mettre à l’étude: Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.

 

– Signer: Vous pouvez signer le document avec la signature que vous souhaitez. Si plusieurs signatures ont été paramétrées sur votre compte, l’application vous les propose. Celle configurée comme « signature principale » sera la première proposée.

new_DI_signer

 

Si vous disposez d’un certificat électronique externe pour signer (RGS * ou **), vous pouvez l’utiliser en cochant la case  du cadenas à droite du menu déroulant des actions : case_cadenas

 

Dans ce cas, après avoir cliqué sur « valider », l’applet de signature s’ouvre dans votre navigateur (NB: les applets de signature sont uniquement disponibles à partir du navigateur Firefox de Mozilla Foundation) :

 

applet_java

 

Sélectionnez le certificat puis cliquez sur « signer » puis insérez le code secret de votre clé.

Si vous possédez l’assistant de signature LegalBox :

Vous pouvez signer avec votre certificat RGS en utilisant l’assistant LegalBox. Cet assistant a été développé pour venir contrer les problèmes de compatibilité entre les navigateurs web et les applets Java (jusque là utilisés pour signer avec un certificat RGS).

1. Ouvrir l’assistant installé sur votre poste.

Pour cela, cliquez sur l’icône Windows en bas à gauche de votre écran (1), dans la barre de recherche, saisissez le mot-clé « legalbox » (2) puis cliquez sur le résultat de la recherche « Legalbox Signbook Patch  » (3)

open_assistant

2. Connecter l’assistant avec votre compte sur le Hub

Pour cela, saisissez votre identifiant et votre mot de passe de votre compte sur le Hub puis cliquez sur « connecter » :

configuration_assistant6

 

 

3. Revenir sur le Hub

L’interface reconnaît automatiquement la connexion de l’assistant. Une fois que vous avez choisi votre signature, que vous avez coché  le cadenas case_cadenas et que vous cliquez sur le bouton « valider », l’assistant se lance. Ensuite, sélectionnez le certificat puis cliquez sur le bouton « signer » :

signature_assistant

 

Si vous signez avec une clé RGS, vous devrez insérer le code secret de votre clé après avoir cliqué sur « signer ».

 

– Refuser : Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner l’agent signataire qui traitera le document refusé.Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « retour à l’émetteur », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire. Dans ce cas, l’application génère un nouveau ‘courrier’ – copie du précédent – dans sa bannette ‘en brouillon’ sur lequel l’émetteur peut changer ou modifier le document, modifier le circuit puis à nouveau l’envoyer (le courrier refusé sera clôturé automatiquement).

 

refuser_signataire

Une fois l’action sélectionnée dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton « valider » :

new_DI_signer_valid

 

3. Clôture du document par l’émetteur

Après la signature par le signataire du document interne, l’émetteur peut clôturer le document. A la fin du circuit, le document retourne chez l’émetteur dans sa bannette « à traiter ».

Après avoir ouvert le document, il pourra cliquer sur l’option « clôturer »:

new_DI_cloturer

 

 

 

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