LegalBox – Documentation en ligne

Utilisation de Sharepoint 2013


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Utilisation de Sharepoint 2013

Le Hub LegalBox, en tant que solution transversale, permet de se connecter à des applications externes. Le connecteur Sharepoint existe afin d’envoyer des documents en signature/visa dans le hub et de récupérer automatiquement les documents signés/visés dans sharepoint.

Etape 1. Connectez-vous à votre session Sharepoint

Etape 2. Ajoutez le document à envoyer en signature. Pour cela, cliquez sur « nouveau document » :

ajout_doc_v13

 

 

Etape 3. Cliquez sur « parcourir » afin d’ajouter votre document à partir de votre poste de travail (Si vous souhaitez que le document ajouté ne remplace pas un document avec le même nom déjà dans la base sharepoint, décochez la case « Remplacer les fichiers existants ».)

ajout_do2c_v13

 

 

Etape 4. Affichez les actions disponibles pour le document. Pour cela, cliquez sur  l’icône « … » :

ajout_doc3_v13

 

 

Etape 5 : Cliquez sur l’icône « … » (1) puis sélectionnez l’option « flux de travail » (2)

ajout_doc5_v13

 

 

Etape 6. Vous arrivez sur la page « flux de travail ». Pour configurer ce flux, cliquez sur « Signbook Worflow » :

flux_travail_v13

 

 

Etape 7 : Configurez le flux de travail. Pour cela, choisissez le compte émetteur du courrier, le circuit de diffusion puis ajoutez un objet à ce flux et une référence si besoin (1). Ne cochez pas la case « envoyer le document ». Après la configuration du flux, cliquez sur « démarrer le flux de travail » (2).

flux_travail1_v13

 

Etape 8: Le document est envoyé dans le Hub. Le compte défini comme émetteur retrouvera ce document dans sa bannette « brouillon ». Il doit alors l’ouvrir pour l’envoyer dans le circuit.

Sharepoint actualise le suivi du document dans le Hub. Pour accéder au suivi, cliquez sur le lien dans la colonne « signbook workflow ». Dans l’exemple ci-dessous, il faut cliquer sur « en cours » :

flux_travail_suivi_v13

flux_travail_suivi2_v13

 

Une fois que le document a fini son circuit de signature dans le hub, le document signé revient dans la liste des documents sur Sharepoint ainsi que le rapport de circulation.

flux_travail_end_v13

 

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