LegalBox – Documentation en ligne

Traitement d’une note interne


--Télécharger "Traitement d'une note interne" en PDF --


Traitement d’une note interne

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page « courrier » de l’interface comme ci-dessous:

bouton_courrier


1. Consultation des documents à valider

Lorsqu’un utilisateur se connecte à son compte sur l’interface, il peut voir sur son tableau de bord (bandeau de gauche) si sa bannette personnelle contient des documents à valider. Il peut rapidement identifier cette information car le nombre de documents à valider est noté entre parenthèse à droite de la bannette « A valider »:

traitement_doc_agent

2. Ouverture des documents « A valider »

Pour ouvrir votre bannette « A valider », cliquez sur  l’onglet   » A valider » dans « Document reçu ».

Tous les documents « à valider » apparaissent donc dans le bandeau du milieu « Liste des documents ». Cliquez alors sur le document que vous souhaitez valider:

traitement_facture_select

3. Circulation de la note interne

3.1 Visa préalable

Si le document est une note, et que vous êtes définis en « visa préalable » dans le circuit de validation, l’interface vous propose les actions suivantes :

  • Mettre à l’étude : Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.
  • Viser : si vous donnez votre visa sur le document, alors le document montra dans le circuit. Dans l’exemple de la note interne, le document ira dans la bannette « A valider » du signataire.
  • Refuser : L’action « Refuser » renvoie le document à l’agent sélectionné en « pour action » dans le circuit de diffusion. Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner l’agent « pour action » qui traitera le document refusé (le nouveau « pour action » reprendra le rôle dans le circuit de l’agent refusant le courrier).Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « abandonner le traitement », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire.

action_new_note_1

3.2 Signataire

Si vous êtes définis en « signataire» dans le circuit de validation, l’interface vous propose les actions suivantes :

  • Mettre à l’étude: Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.
  • Signer: Vous pouvez signer le document avec la signature que vous souhaitez. Si plusieurs signatures ont été paramétrées sur votre compte, l’application vous les propose. Celle configurée comme « signature principale » sera la première proposée.
  • Refuser: Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner le nouveau signataire en cliquant sur le bouton « pour action ». Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « abandonner le traitement », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire.

action_new_note_3

3.2 Intermédiaire

Si vous êtes intermédiaire dans un circuit de note interne, vous avez un rôle de visa après signature. Les actions liées à ce rôle sont les suivantes :

  • Mettre à l’étude : Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.
  • Paraphé : L’action de parapher permet de donner votre validation pour que le document remonte au destinataire

3.3 Destinataire

Si vous êtes destinataire dans un circuit de note interne, les actions liées à ce rôle sont les suivantes :

  • Mettre à l’étude : Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.
  • Refuser : Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner le nouveau signataire en cliquant sur le bouton « pour action ». Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « abandonner le traitement », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire.
  • Visé : L’action de « viser » permet au destinataire d’apporter son visa à la note interne et de spécifier au circuit que le document a bien été reçu.

action_new_note_5

OUVRIR UN TICKET