LegalBox – Documentation en ligne

Traitement d’une facture entrante


--Télécharger "Traitement d'une facture entrante" en PDF --


Traitement d’une facture entrante

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

1. Consultation des documents à valider

Lorsqu’un utilisateur se connecte à son compte sur l’interface, il peut voir sur son tableau de bord (bandeau de gauche) si sa bannette personnelle contient des documents à valider. Il peut rapidement identifier cette information car le nombre de documents à valider est noté entre parenthèse à droite de l’onglet « Boîte de réception » :

 

recepetion_doc_bannette_perso

 

2. Ouverture des documents « A valider »

Cliquez sur  l’onglet  » Boîte de réception » :

choix_mailin_bannette_perso

3. Actions sur une facture entrante

 

3.1 En tant que « pour action »

Si le document est une facture entrante, et que vous êtes définis en « pour action » dans le circuit de validation, l’interface vous propose les actions suivantes :

 

facture_new_action_pouraction

 

  • « Valider »:  « Valider » un document permet de valider un document sans apporter d’informations supplémentaires et de le faire remonter dans le circuit.
  • « Contrôler le service fait » : Si vous êtes en « pour action » et que vous souhaitez avoir les pièces justificatives pour le contrôle du service fait auprès d’un autre agent, cette action vous permet de transférer le document et d’indiquer un autre agent « pour action ».

 

traitement_facture_actions_control_2

→ Si vous choisissez cette option, l’agent désigné pour apporter les pièces justificatives au contrôle du service fait, peut :

  • Demander le contrôle par un autre agent.
  • « Valider » la facture entrante, dans ce cas, l’agent peut ajouter les pièces justifiant le service (tel qu’un bon de livraison) dans l’onglet « pièce jointe » de la fenêtre de propriété et ajouter des commentaires. Après avoir validé l’action, la facture remonte le circuit et arrive dans la boîte de réception du destinataire (qui effectuera le bon à payer).
  • « Rejeter » la facture
  • « Refuser » la facture
  • « Mettre à l’étude »

 

  • « Rejeter »: Cette action vous permet de rejeter la facture dans le cas où celle-ci n’est pas conforme. Vous pourrez renvoyer le document rejeté dans le circuit à la personne en charge des rejets de facture. Lors de l’action de « rejeter », l’application vous propose d’insérer un commentaire pour expliquer le rejet et de choisir votre agent « pour action » dans l’organisation. Si l’option « rejeter » est choisie, un tampon « rejeté » est matérialisé sur la facture au moment de sa clôture.

 

facture_new_rejeter

 

  • « Refuser » :

L’action « Refuser » renvoie le document à l’agent sélectionné en « pour action » dans le circuit de diffusion.

Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner l’agent « pour action » qui traitera le document refusé (le nouveau « pour action » reprendra le rôle dans le circuit de l’agent refusant le courrier).

Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « retour à l’émetteur ». Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire.

Dans ce cas, l’application génère un nouveau ‘courrier’ – copie du précédent – dans sa bannette ‘en brouillon’ sur lequel l’émetteur peut changer ou modifier le document, modifier le circuit puis à nouveau l’envoyer (le courrier refusé sera clôturé automatiquement).

 

facture_new_refuser

 

→ Pour savoir comment modifier un courrier quand il a été refusé, rendez-vous sur la page « Modifier un courrier »

 

  • « Mettre à l’étude »: Cette action permet de mettre en attente la validation ou le refus du document. Cela permet de prévenir les autres agents du circuit que vous avez consulté le document mais qu’il est en attente de traitement de votre côté.

 

3.1 En tant que « destinataire »

Une fois que l’agent « pour action » a validé le document, celui-ci remonte dans le circuit et arrive dans la boîte de réception du destinataire (généralement agent interne à l’organisation).

 

facture_new_action_destinataire

 

  • « Effectuer le bon à payer »: l’action d’effectuer le bon à payer permet d’apposer sur le document un tampon pour notifier du service fait et de la validation de cette facture.

 

facture_new_bonapayer

 

  •  « Transférer »: L’action « Transférer » permet de définir un autre agent en tant que responsable de la réponse.
  • « Refuser » : L’action « Refuser » renvoie le document à l’agent sélectionné en « destinataire » dans le circuit de diffusion. Si l’option « Refuser » est choisie, l’application propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner l’agent « destinataire » qui traitera le document refusé.

 

facture_new_refuser_dest

 

  • « Mettre à l’étude »: Cette action permet de mettre en attente la validation ou le refus du document. Cela permet de notifier aux autres agents du circuit que vous avez consulté le document mais qu’il est en attente de traitement de votre côté.
OUVRIR UN TICKET