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Signature et transmission d’un flux Helios


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Signature et transmission d’un flux Helios

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

1.  Gestion de vos flux Helios

 

Le Hub Électronique de Document est en capacité de se connecter avec tout logiciel de gestion financière grâce à un connecteur générique (CRON). En effet, tous les logiciels de gestion financière homologués sont tenus de produire des flux PES V2 qui sont déposés dans un répertoire donné.

 

Le Hub peut capter automatiquement les flux PES V2 pour les mettre en circulation dans le Hub. Les flux PES V2 ainsi captés sont automatiquement envoyés vers un circuit de diffusion prédéterminé comprenant autant de visa que souhaité, puis une signature RGS** en bout de chaine par l’utilisateur habilité.

 

Une fois le flux PES V2 signé, celui-ci est automatiquement transmis au tiers de télétransmission (TDT), de façon transparente pour l’utilisateur. Le TDT retourne ensuite les acquittements (ACK/NACK) au Hub. Ces acquittements peuvent être visualisés en clair dans le Hub. Ils sont également mis à disposition du logiciel de gestion financière.

 

flux_helios_schéma

 

1. Consultation du flux à valider

 

Lorsqu’un utilisateur se connecte à son compte sur l’interface, il peut voir sur son tableau de bord (bandeau de gauche) si sa bannette personnelle contient des documents à valider.

NB : Les flux Helios sont identifiés par le bandeau rose  helios

 

helios_liste_doc

 

1. Signature d’un flux Helios

 

Lorsqu’un flux Helios a été lancé dans le circuit, le signataire reçoit le document dans sa bannette  » A valider ».

 

Dans les actions possibles, le signataire aura la possibilité de:

 

  • Refuser: Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner le nouvel agent signataire qui traitera le document.Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « retour à l’émetteur », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire. Dans ce cas, l’application génère un nouveau ‘courrier’ – copie du précédent – dans sa bannette ‘en brouillon’ sur lequel l’émetteur peut changer ou modifier le document, modifier le circuit puis à nouveau l’envoyer (le courrier refusé sera clôturé automatiquement).

 

helios_refus_window

 

  • Mettre  à l’étude
  • Signer

Si le signataire souhaite signer le document, il doit, comme pour courrier sortant basique, choisir l’option « signer » dans le menu déroulant destiné aux actions et cliquer sur « valider »:

 

signature_flux_pes_2

 

NB: l’action de signature unitaire prends quelques secondes. Si vous choisissez de signer des flux Helios par lot, cela peut prendre plus de temps que la signature unitaire.

 

 2. Lancement de l’applet de signature

 

Lorsque vous avez fait le choix de signer le document Helios, l’applet de signature s’ouvre pour effectuer cette action:

 

helios_signature

 

Une fois que vous avez choisi le certificat de signature, cliquez sur le bouton « mettre à jour » pour rendre cliquable le bouton « signer ». Puis, cliquez sur « signer »:

 

helios_signature_2

 

Pour vérifier si l’application a pris en compte la signature, la mention « signée » est indiquée dans la fenêtre de propriété :

 

helios_signature_3

 

3. Expédier le flux Helios vers votre TDT

 

Après avoir signé le flux Helios, l‘application renvoie le document à l’émetteur et celui-ci peut envoyer directement votre flux vers votre TDT en cliquant sur le bouton « Expédier ». Ensuite, choisissez quel TDT utiliser:

 

helios_signature_4

 

4. Récupérer l’accusé de réception

 

Lorsque que le flux Helios est envoyé au TDT, celui-ci doit faire parvenir par la suite un accusé de réception. Dès que le TDT le met à disposition, le Hub le récupère automatiquement et l’émetteur du flux helios dans le Hub peut le récupérer.

Pour cela, cliquez sur le bouton « actualiser le statut auprès du TDT » :

 

helios_actualiser_tdt

 

 

Tant que l’AR n’est pas disponible, le bouton « actualiser le statut auprès du TDT » reste.

A partir du moment où l’AR est disponible auprès du TDT, l’accusé de réception est attaché au flux, au niveau de l’onglet « pièce jointe ». Téléchargez-le en cliquant dessus (1) puis vous pouvez clôturer le flux en cliquant sur le bouton « clôturer » (2) :

 
helios_actualiser_tdt2

 

 

 

 

 

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