LegalBox – Documentation en ligne

Signature d’un document pour publipostage


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Signature d’un document pour publipostage

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

1. Visualiser le document à signer

 

Dans le cadre d’un document pour publipostage, le document est dupliqué autant de fois que le nombre de contacts dans le groupe.

 

Pour visualiser les différentes versions du document :

 

mailing_view_doc

 

1 – Cliquez sur « Boîte de réception » pour afficher la liste des documents dans le bandeau du milieu

2 – Cliquez sur le document que souhaitez visualiser dans la liste des documents

3 – Le document s’ouvre dans un onglet dans la partie de droite et affiche le document et sa fiche de circulation

 

2. Afficher les différentes versions du  document

 

Par défaut, l’application vous affiche la version créée pour le premier contact du groupe.

Si vous souhaitez visualiser les autres versions :

 

mailing_view_doc_version

 

1 – Cliquez sur le bouton « options »

2 – Placez le curseur sur « afficher »

3 – La liste de toutes les versions s’ : Cliquez sur celle que vous souhaitez afficher.

 

3. Signer le document

 

Lorsque vous signez un document destiné à du publipostage, il vous suffit de réaliser l’action de signer qu’une seule fois pour apposer votre signature sur chacune des versions.

Pour cela, choisissez la signature dans le menu d’action :

 

mailing_sign_doc

 

Une fois la signature sélectionnée, cliquez sur le bouton « valider » pour transmettre le document signé à l’émetteur.

 

Si vous disposez d’un certificat électronique externe pour signer (RGS * ou **), vous pouvez l’utiliser pour signer en cochant la case  du cadenas à droite du menu déroulant des actions : case_cadenas

 

Dans ce cas, après avoir cliqué sur « valider », l’applet de signature s’ouvre dans votre navigateur (NB: les applets de signature sont uniquement disponibles à partir du navigateur Firefox de Mozilla Foundation) :

 

applet_java

 

Sélectionnez le certificat puis cliquez sur « signer » puis insérez le code secret de votre clé.

 

Si vous possédez l’assistant de signature LegalBox :

 

Vous pouvez signer avec votre certificat RGS en utilisant l’assistant LegalBox. Cet assistant a été développé pour venir contrer les problèmes de compatibilité entre les navigateurs web et les applets Java (jusque là utilisés pour signer avec un certificat RGS).

 

1. Ouvrir l’assistant installé sur votre poste.

Pour cela, cliquez sur l’icône Windows en bas à gauche de votre écran (1), dans la barre de recherche, saisissez le mot-clé « legalbox » (2) puis cliquez sur le résultat de la recherche « Legalbox Signbook Patch  » (3)

open_assistant
 

2. Connecter l’assistant avec votre compte sur le Hub

Pour cela, saisissez votre identifiant et votre mot de passe de votre compte sur le Hub puis cliquez sur « connecter » :

configuration_assistant6
 

3. Revenir sur le Hub

L’interface reconnaît automatiquement la connexion de l’assistant. Une fois que vous avez choisi votre signature, que vous avez coché  le cadenas case_cadenas et que vous cliquez sur le bouton « valider », l’assistant se lance. Ensuite, sélectionnez le certificat puis cliquez sur le bouton « signer » :

signature_assistant
 

Si vous signez avec une clé RGS, vous devrez insérer le code secret de votre clé après avoir cliqué sur « signer ».

 

En tant que « signataire », vous pouvez également :

 

  • Mettre à l’étude: Cela permet aux autres acteurs du circuit de savoir que le document a bien été pris en compte et qu’il est étudié.

 

  • Refuser: Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner le nouvel agent « signataire» . Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option «retour à l’émetteur», cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire. Dans ce cas, l’application génère un nouveau ‘courrier’ – copie du précédent – dans sa bannette ‘en brouillon’ sur lequel l’émetteur peut changer ou modifier le document, modifier le circuit puis à nouveau l’envoyer (le courrier refusé sera clôturé automatiquement).

 

mailing_refuser

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