LegalBox – Documentation en ligne

Rechercher des documents


--Télécharger "Rechercher des documents" en PDF --


Rechercher des documents

 

bulle NB: Assurez-vous d’être dans la page « accueil » de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

1. La fonction Recherche

 

Le Hub Électronique de Document intègre deux fonctions de recherche complémentaire :

 

  • Une fonction de recherche simple
  • Une fonction de recherche étendue

 

Recherche simple

Le moteur de recherche simple permet d’effectuer des recherches par mots clés, hashtag et contact. Les recherches sont effectuées sur les métadonnées du document (ex : objet, suivi par, référence, etc.). Le résultat de la recherche est donné sous forme de liste qu’il est possible de trier. Au clic sur un des résultats, le document s’affiche.

 

Recherche étendue

Le moteur de recherche étendue permet de réaliser des recherches avancées grâce aux critères suivants :

 

  • Mots clés (ex : objet, référence, mot contenu dans le document, etc.)
  • Contact (expéditeur ou destinataire)
  • Type de circuit (dans le cas où un circuit préenregistré a été utilisé)
  • Service
  • Type de service (ex : service émetteur, service signataire, etc.)
  • Statut (ex : archivé, brouillon, clôturé, en création, refusé, terminé, validé, etc.)
  • Par période avec une date de début de période et une date de fin de période

 

La recherche étendue peut être effectuée sur les métadonnées du courrier ou en mode full text pour permettre une recherche dans le contenu même des documents (option « rechercher dans le contenu des documents). La recherche full texte fonctionne sur les documents d’origine bureautique et sur les documents numérisés sous réserve que ceux-ci aient été océrisés via le module OCR/RAD/LAD.

 

2. Effectuer une recherche simple

 

La fonction de Recherche est disponible dans la barre de menu de l’interface.

 

Pour effectuer une recherche simple, vous devez:

 

  • Etape 1: Cliquez sur l’onglet « Simple » dans le menu :

 

recherche_menu

Puis, la fenêtre de recherche s’ouvre dans le bandeau de droite.

 

  • Etape 2: Tapez alors votre mot-clé (vous pouvez également rechercher par hashtag ou contact) dans la barre de recherche puis cliquez sur le bouton « Rechercher »:

 

recherche_simple_option

 

Toutes les recherches contenant le mot-clé apparaissent en liste  :

 

recherche_simple_results

 

  • Etape 3: Sélectionnez le document recherché

Dans la liste des résultats de la recherche, double-cliquez sur le document correspondant à votre recherche. Le document s’ouvrira dans un nouvel onglet dans votre bandeau de droite.

 

  • Quel mot-clé utiliser ?

Pour une recherche simple, vous pouvez utiliser le nom du document, la référence, la référence principale, la référence externe ou le « suivi par ». Vous pouvez retrouver la liste des types de mot-clé en plaçant votre curseur sur l’icône info à droite de la barre de recherche, un commentaire avec ces informations apparaît :

 

recherche_simple_info

 

 3. Effectuer une recherche étendue

 

Pour effectuer une recherche étendue, vous devez:

 

  • Etape 1: Cliquez sur l’onglet « Etendue » dans le menu :

recherche_etendue_menu

 

Puis, la fenêtre de recherche s’ouvre dans le bandeau de droite.

 

  • Etape 2: Insérez votre mot-clé puis remplissez les champs de recherche étendue selon votre besoin

 

La recherche étendue vous permet d’effectuer une recherche plus approfondie sur votre mot-clé selon plusieurs critères.

 

recherche_etendue_option

La liste des champs/options proposée est la suivante :

 

Mots-clé: saisissez au minimum 1 mot-clé, contenu dans le nom du document, la référence, la référence principale, la référence externe ou le « suivi par »

Hashtag : recherche par hashtag

Rechercher dans le contenu du document: si vous cochez cette case, l’application effectuera la recherche de mots-clés dans le contenu du document

Contact: le champ « contact » vous permet de filtrer la recherche du mot-clé selon le destinataire ou l’expéditeur du document.

Inclure les doublons (contacts dupliqués) : lors de la recherche par contact, inclure les contacts indiqués comme « duplique »

Type de circuit : Si vous cliquez sur la flèche à droite, un menu déroulant s’affiche et vous pouvez sélectionner le type de circuit. Cette option fonctionnera uniquement si le document a suivi un circuit préenregistré.

 

recherche_etendu_keyword_circuit

 

Service:  Pour filtrer sa recherche selon le service, cliquez sur le champ et puis sélectionnez dans la liste le service

 

recherche_etendu_service

 

Type de service : Le filtre par type de service permet d’effectuer la recherche du document selon si le service est signataire ou émetteur par exemple

Statut: La recherche par statut permet de filtrer la recherche selon le statut du document au moment de la recherche. Pour sélectionner un statut, cliquez sur la flèche à droite du champ et choisissez le statut dans le menu déroulant

 

recherche_etendu_statut

 

Début et Fin: Vous pouvez effectuer une recherche selon une période en indiquant une date de début de période et une date de fin de période

 

  •  Etape 3: Cliquez sur le bouton « Rechercher »

 

icone_NB  Afin de mieux visualiser la liste des documents recherchés,  vous pouvez replier les champs de recherche :

 

recherche_collapse  →   recherche_collapse2

 

  •  Etape 4: Sélectionnez le document recherché

Dans la liste des résultats de la recherche, double-cliquez sur le document correspondant à votre recherche. Le document s’ouvrira dans un nouvel onglet dans votre bandeau de droite.

Si vous souhaitez ajouter ou enlever des informations dans la liste des documents, il vous suffit de personnaliser les colonnes en cochant ou décochant les types de données à afficher. Pour cela cliquez sur la flèche à à droite du titre des colonnes (1) puis sélectionnez « colonne » (2) et cochez ou décochez les cases souhaitées :

personnalisation_recherche_resultat

Sauvegarder une recherche

A partir de la recherche étendue, il est maintenant possible de sauvegarder une  recherche avec les différents filtres disponibles.

Chaque recherche sauvegardée est propre à chaque utilisateur et donc non-visible sur les autres comptes utilisateur.

Insérez les différent filtres que doit contenir la recherche puis cliquez sur « sauvegarder la recherche » :

sauvegarde_recherche

Saisissez le nom de la sauvegarde et cliquez sur « ok »

sauvegarde_recherche2

Après avoir enregistré votre recherche, vous pourrez retrouvez ce filtre dans la liste déroulante « recherches sauvegardées » :

sauvegarde_recherche3

4. Recherche par chrono

L’application offre la possibilité d’effectuer une recherche par n° de chrono.

Pour cela , cliquez sur le bouton « Par chrono » dans le menu principal :

bouton_chrono

 

 

Remplissez les champs de recherches proposés : Service, date du chrono et numéro dans la journée. Puis cliquez sur « rechercher » :

bouton_chrono2

 

 

 

Les résultats de la recherche s’affichent dans la partie du bas. Pour ouvrir le courrier, double-cliquez dessus.

bouton_chrono_resultat

 

En cliquant sur le bouton « exporter sous excel », l’application vous génère le fichier excel des résultats de votre recherche.

 

 

 

OUVRIR UN TICKET