LegalBox – Documentation en ligne

Personnaliser les mails de notification


--Télécharger "Personnaliser les mails de notification" en PDF --


Personnaliser les mails de notification

 

bulle NB: Connectez-vous en tant qu’administrateur pour accéder à la page de configuration du logiciel 

 

1. Les mails de notification

 

Les notifications par email permettent de notifier les utilisateurs de l’activité du Hub directement dans leur messagerie électronique. L’envoi de notification peut être désactivé lorsque l’utilisateur est connecté au Hub.

Lorsqu’un document est inséré dans le Hub à destination d’un utilisateur, celui-ci ne reçoit pas directement le document mais il est invité à aller le consulter sur le Hub via l’envoi d’une notification par email. La notification contient un lien (URL) qui dirige directement l’utilisateur vers le circuit à viser ou à signer. Ainsi, le passage de l’email de notification au document à signer dans le Hub se fait en un seul clic.


2. Personnaliser le cadre de l’email de notification

 

Le cadre d’un email de notification correspond au modèle du mail hors contenu :

template_mail_notif

Le contenu est situé entre le « bonjour » et le « Cordialement ».

 

  • Etape 1: Télécharger le fichier hub_legalbox.html

Enregistrez le fichier .html suivant dans votre ordinateur: hub_legalbox

 

  • Etape 2: Modifier le fichier hub_legalbox.html

Lorsque vous avez téléchargé le document, vous pouvez modifier le contenu du mail (contenu étant dans la balise <body> ) .

Le fichier est un fichier HTML, vous pouvez donc rajouter du contenu texte si vous le souhaitez. Une fois le document modifié selon vos besoins, enregistrez-le.

 

bulle ATTENTION: Ne modifier pas la ligne  <div id= »_repere_ »></div> dans le document html.

 

3. Chargement du nouveau fichier de modèle HTML pour les emails de notification

Passez directement au point 4 si vous ne souhaitez pas modifier le modèle mais uniquement les contenus des emails de notification.

Pour charger le fichier HTML modifié pour mail de notification:

 

  • Etape 1: Rendez-vous dans l’onglet « multimédia » au niveau de l’organisation:

 

template_mail_notif_custom

 

  • Etape 2: Cochez la ligne contenant le fichier par défaut puis cliquez sur « supprimer ». Vous devez supprimer le fichier par défaut pour remplacer par le vôtre :

template_mail_notif_custom2

 

  • Etape 3: Cliquez sur « ajouter » (capture 1) puis dans la fenêtre d’ajout, choisissez « Mail template html » dans la liste (1), chargez votre fichier depuis votre poste de travail en cliquant sur « sélectionner » (2) puis cliquez sur « valider » (3)

 

template_mail_notif_custom3

 

template_mail_notif_custom4

4. Modifier le contenu des emails de notification

 

Pour modifier le contenu des emails de notification, rendez-vous sur l’onglet « notification par email » au niveau de l’organisation :

template_mail_notif_content

 

Les références d’emails de notification que vous pouvez modifier sont les suivantes :

  • MAIL_DESK_GENERER_MPD = email lors d’un changement de mot de passe
  • MAIL_DESK_GENERER_MPD = email lors de la génération d’un nouveau mot de passe par l’application
  • PARAPH_FOLDER_REMINDER = email lors de la relance d’un courrier
  • PARAPH_FOLDER_SEND_REPORT = email lors de l’envoi du rapport

 

A noter : l’email de notification envoyé de façon journalière aux utilisateurs n’est pas personnalisable. Néanmoins, vous pouvez choisir de le recevoir ou non. L’administrateur peut ajouter ce paramètre dans le back office : nom du paramètre = notification.email.daily.cron.enabled / valeur = true ; Une case à cocher a également été ajoutée au niveau du compte utilisateur. Il suffit d’aller dans « Profil » (option disponible dans menu en haut à droite) puis « notification » et cocher la case « Recevoir un email d’état quotidien »:

template_mail_notif_content2

 

Pour modifier le contenu d’un de ces emails, cliquez sur la ligne correspondante :

template_mail_notif_content3

 

Puis modifier le texte dans la partie « contenu HTML » sans modifier les éléments entre crochet :

template_mail_notif_content4

 

Il est possible d’envoyer sur les adresses email test l’email de notification sur la relance d’un courrier. Pour cela, restez connecter en tant qu’administrateur puis rendez-vous sur l’onglet « accueil » (en haut à gauche), puis sur « recherche » pour afficher un courrier à relancer. Pour finir, cliquez sur « envoyer notification pour test » :

template_mail_notif_content5

 

OUVRIR UN TICKET