LegalBox – Documentation en ligne

Option sur un document


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Options sur le document

 

L’interface vous propose plusieurs options sur le document pour obtenir des informations sur ses caractéristiques ou pour entrer dans d’autres modes de visualisation.

Les informations de ce type sont disponibles lorsque le document est en lecture. Selon le rôle dans le circuit, l’utilisateur n’aura pas accès à toutes les options.

 

1. Les options de visualisation et de téléchargement

 

  • Affichage du document dans le navigateur

 

option_afficher

 

  • Télécharger:  A cet emplacement, vous pourrez télécharger les révisions du document ainsi que le document initial dans son format original (.doc ; .docx ; .xls ; .xslx ; .pdf etc.).

option_telecharger_original

 

  • Ajouter une révision :

option_ajout_revision

 

Pour ajouter une révision au document, il y a 2 méthodes :

 

–  Charger un fichier : 

Cliquez sur « sélectionnez » afin de récupérer le document sur votre poste de travail puis cliquez sur « ajouter ».

 

option_ajout_revision_charger_fichier

 

– Ouvrir le traitement de texte

 

L’utilisation de l’applet de traitement de texte  vous permettra de modifier le document sortant principal, directement dans l’application.

 

icone_NB Si vous souhaitez utiliser l’applet pour effectuer vos révisions, assurez-vous des éléments suivants :

 

– Le courrier sortant est en format .doc/docx et .odt<
– Le plugin Java est bien installé
– Microsoft Word doit être fermé avant l’utilisation de l’applet
– Utilisez le navigateur Firefox
Lorsque le plug-in s’exécute, votre document s’ouvre automatiquement dans votre logiciel d’édition par défaut.

 

Ajoutez vos modifications dans le document puis enregistrez le document. Celui-ci se referme et vous reveniez sur l’interface. Vous pouvez voir que les modifications ont été prises en compte.

Si vous possédez l’assistant LegalBox, utilisez le pour la modification de document  :

Cet assistant a été développé pour venir contrer les problèmes de compatibilité entre les navigateurs web et les applets Java.

 

1. Ouvrir l’assistant installé sur votre poste.

Pour cela, cliquez sur l’icône Windows en bas à gauche de votre écran , dans la barre de recherche, saisissez le mot-clé « legalbox » puis cliquez sur le résultat de la recherche « Legalbox Signbook Batch  » :

assistant_screen_open

 

 

2. Connecter l’assistant avec votre compte sur le Hub

Pour cela, saisissez votre identifiant et votre mot de passe de votre compte sur le Hub puis cliquez sur «se connecter » :

assistant_screen_open2

 

Ensuite, revenez sur l’interface et cliquez sur le bouton d’option du document puis « ajouter une révision » > « ouvrir le traitement de texte » :

revision_traitement_texte

 

 

Faites les modifications sur votre document :

revision_traitement_texte2

 

Puis enregistrez et fermez le document.

 

Revenez sur l’interface du Hub, le document se rafraîchit et la modification est prise en compte.

 

  • Supprimer

Cette option supprime le document mais pas le circuit.  Après avoir confirmé la suppression, vous pouvez charger un nouveau fichier dans l’application

 

option_supprimer

 

option_supprimer_nvfichier

 

  • Option « version pdf »

– Afficher : L’option « afficher » permet d’afficher le document dans votre navigateur au format PDF.

 

option_versionpdf_afficher

 

– Télécharger : L’option « télécharger » au niveau de la version pdf permet de télécharger les révisions et le document initial en version PDF

 

option_versionpdf_telecharger

 

– Lecteur PDF

 

option_versionpdf_lecteur

 

– Annotation graphique : cette fonctionnalité permet d’ajouter une annotation graphique à votre document. Telle une annotation à main levée, vous pourrez faire vos remarques en couleur directement sur le document :

 

annotation_graphique

 

1. Cliquez sur « ajouter une annotation »

 

annotation_graphique2

 

2. Placez votre curseur sur la zone du document puis restez appuyer pour dessiner ou écrire une annotation :

 

annotation_graphique3

 

Les options sont offertes sur cette fonctionnalité sont : la couleur du trait, l’épaisseur du trait et option de suppression des annotations :

 

annotation_graphique4

 

2. Autres options

 

– Générer le rapport : Cette option vous permet de générer un rapport d’état du document dans le circuit. Vous avez la possibilité de l’imprimer ou de l’envoyer par email

 

autre_option_genererrapport

 

– Ajouter un document principal : Cette option vous permettra d’ajouter un document principal. Si vous en avez plusieurs, vous pouvez choisir d’afficher l’un ou l’autre dans la zone de lecture.

 

autre_option_ajout_doc

 

– Lier à : cette option permet de créer un nouveau document en liant directement ce courrier au prochain

autre_option_liera

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