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Modifier un courrier


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Modifier un courrier

bulle NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

bouton_accueil


L’interface permet de modifier un courrier en cours pour les agents ayant l’habilitation pour le faire.

Cette option va permettre à l’agent de modifier le circuit, modifier les autres renseignements (pièces jointes, dossier, etc.) mais également de supprimer le document principal et le remplacer par un nouveau.

Lors d’un refus dans le circuit par exemple, le document peut être revu avec les modifications demandées sans avoir à le clôturer et reprendre la création d’un courrier depuis le début.


1. Consultation des documents

Lorsqu’un utilisateur a l’habilitation de modifier un courrier dans l’application, il retrouve la fonction « modifier le courrier » au niveau des options disponibles lors de la visualisation du courrier.

Si on prend l’exemple d’un courrier qui a été refusé et revient chez l’émetteur, il faut se rendre dans votre bannette « A traiter »:

bannette_a_traiter


2. Ouverture des documents

Pour ouvrir votre courrier refusé, cliquez sur la bannette « à traiter » puis cliquez sur le courrier dans la liste de documents:

modifier_courrier_new_1


3. Modifier le courrier

Après avoir ouvert le courrier, vous pouvez le modifier en changeant le circuit et/ou en supprimant le document principal et en le remplaçant par un autre.

Pour cela, vous devez :

  • Cliquez sur le bouton « option » puis sélectionnez « modifier les informations du courrier » :

modifier_courrier_new_2

  • L’interface vous demande la confirmation pour modifier le courrier, cliquez sur « oui »

modifier_circuit_confirm

  • Le courrier se recharge, vous pouvez ensuite modifier les agents dans le circuit. Certains rôles redeviennent cliquable, vous pouvez ajouter des agents à ce niveau. Dans les rôles qui n’acceptent qu’une personne désignée (tel que « destinataire » dans l’exemple), vous pouvez supprimer l’agent (ou le contact) et le remplacer par un autre.

modifier_courrier_new_3

  • Supprimer / Remplacer le document principal: Vous pouvez également remplacer le document du courrier. Pour cela, cliquez sur le bouton lié au révision de votre document puis sur les options « supprimer » et « le fichier » :

modifier_courrier_new_4

  • Cliquez sur « oui » pour confirmer la suppression du fichier

modifier_courrier_6

  • Pour charger un nouveau document (après la suppression du dernier document), cliquez sur « parcourir » pour sélectionner un document depuis votre poste de travail (vous pouvez également choisir un document à partir des modèles pré-enregistrés dans l’application):

suppression_doc

  • Modifier les pièces jointes: pour réaliser cette action, cliquez sur l’onglet « pièce jointe » dans la fenêtre de propriété, puis cochez la pièce jointe que vous souhaitez modifier. Après cela, l’application rend accessible l’option « supprimer » et « ajouter une révision ». Vous pouvez ajouter une révision en choisissant l’option « manuellement » ou « par l’applet »:

modifier_courrier_10

  • Une fois que vous avez effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur « terminer les modifications »

terminer_modif

  •  Après avoir cliqué sur « terminer la modification », l’application vous propose de laisser un commentaire sur votre modification. Vous pouvez ensuite cliquer sur « valider »:

modifier_courrier_9

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