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Les bannettes de service : création et délégation


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Les bannettes de service : création et délégation

Connectez-vous en tant qu’administrateur puis cliquez sur l’onglet « administration » en haut à gauche de l’interface (l’explication suivante correspond à la version 4.1)

 

onglet_administration

 

L’application permet de créer des bannettes de service dans lesquelles vous retrouverez les documents destinés au service.

Adresser des documents/courriers à une bannette de service donne la possibilité aux utilisateurs, ayant accès à cette bannette, d’affecter le document/courrier à la personne concernée au sein du service.

Dans cette documentation, vous trouverez le mode opératoire pour tout d’abord créer une bannette de service puis d’y donner accès à des membres du service.

 

Pour accéder à toutes les fonctions de paramétrage de votre organisation, rendez-vous sur le menu de votre en organisation en cliquant sur le bouton « organisation » puis double-cliquez sur le nom de votre organisation dans la liste :

 

connexion_organisation

 

1. Créer un compte de service

 

Pour créer un compte de service, le mode opératoire va être le même que lors de la création d’un compte utilisateur.

 

1.1 Ajouter un nouvel utilisateur

 

Pour ajouter un nouvel utilisateur :

 

  • Cliquez sur « personne » dans la barre de menu de l’organisation :

 

new_user_menu

 

  • Cliquez sur le bouton « ajouter » :

 

add_new_user

 

  • Une fenêtre s’ouvre alors afin de compléter les informations de base du nouvel utilisateur :

 

add_new_user_window

 

Complétez ce formulaire en remplissant les champs suivants :

 

« Civilité » :  Sélectionnez n’importe quelle valeur

 

Les champs suivants sont des champs textes, il faut donc taper les données correspondantes dans les champs associés 

 

« Prénom » (ex: Compte du service)

 

« Nom » (ex: RH)

 

« Adresse email » (ex: configurez par exemple l’adresse email d’un des membres du service)

 

« Identifiant » / « Mot de passe » : Il n’y a pas de contrainte dans le choix de l’identifiant et du mot de passe, l’administrateur défini lui-même le format qu’il souhaite pour ces 2 champs.

 

Une fois les informations complétées, vous pouvez cliquer sur le bouton « valider » :

 

add_compte_service

 

1.2 Définir des droits à ce compte

 

  • Ouvrez le compte de l’utilisateur dans un nouvel onglet de l’interface. Pour cela, cliquez sur l’utilisateur dans la liste du bouton « personne » :

 

add_compte_service_2

 

  • Cliquez ensuite sur le bouton « groupe » (1) puis cochez la case « paraph responsable » (2)

 

add_compte_service_3

 

1.3 Définir la bannette du compte comme bannette fonctionnelle

 

Pour définir la bannette de compte d’un service comme bannette fonctionnelle, il est nécessaire d’ajouter le paramètre « use.habilitation.paraph.folder.type.TYPE_MAIL_IN.assignable.service » (sa valeur = enabled) au niveau du compte utilisateur.  Ce paramètre enlève le « D/ » de délégation devant le nom de la bannette et donne l’habilitation de transférer un courrier aux agents délégation sur le compte de service.

A noter également, vous devrez ajouter le paramètre suivant « use.habilitation.paraph.folder.type.TYPE_MAIL_IN.assign.agent » (sa valeur = enabled)  sur le comptes des agents (ou groupe d’agents) ayant délégation sur la bannette de service.

 

  • Cliquez sur l’onglet « paramètres »  puis sur le bouton « ajouter » :

 

add_compte_service_4

 

  • La fenêtre d’ajout d’un paramètre s’ouvre.

 

  • Pour ajouter un paramètre, insérez le nom du paramètre dans le premier champ de texte puis insérez la valeur dans le champ du dessous :

 

add_compte_service_5

 

  • Cliquez sur le bouton « valider » pour enregistrer l’ajout de ce paramètre

 

2. Ajouter le compte de service dans le service de l’organigramme

A partir du moment où le compte de service est créé, vous devez l’ajouter au service correspondant.

Ex: Si vous avez créé un compte de service RH, ajoutez ce compte au service Ressources Humaines de l’organigramme

Pour savoir comment insérer un utilisateur dans un service, rendez-vous sur la documentation suivante : Ajouter un utilisateur dans un service

3. Donner accès à un agent à la bannette de service

 

Le mode opératoire pour habiliter un agent à consulter et traiter les documents d’une bannette de service est le même mode que pour une délégation sur un compte utilisateur.

Pour ajouter des délégations sur les comptes utilisateurs, vous avez deux possibilités: ajout unitaire ou ajout en masse.

Pour ajouter une délégation sur le compte de service, suivez le mode opératoire suivant:

 

 

La procédure est donc la même que pour une délégation sur un compte utilisateur. Vous rechercherez au niveau du champ « délégataire », le nom du compte de service. Le type de délégation à choisir pour la consultation et le traitement est le type « pour ordre ».

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