--Télécharger "La Gestion Electronique de Documents (GED)" en PDF --
Le HUB LegalBox contient une fonction GED (Gestion Electronique de Documents).
Dans l’exemple ci-dessous, découvrez la procédure pas à pas de la gestion électronique de documents.
NB: Assurez-vous d’être dans la page « accueil » de l’interface comme ci-dessous:
Table des matières:
3.1 Ajout d’un lien vers un document
3.2 Ajout d’un lien vers un autre dossier
4. Actions possibles sur les documents/liens dans les sous-classeurs
5. Transférer un courrier dans la GED
La GED LegalBox est construite autour d’un principe simple : les documents appartiennent soit à une personne, soit à un service, soit à tout le monde. De fait, le Hub intègre 3 niveaux de plan de classement :
Cette structure permet de simplifier la mise en place de la GED au sein de l’organisation en reprenant la structure hiérarchique. Ainsi, il est possible de répondre aux trois principaux besoins d’une GED :
Pour créer un nouveau dossier dans la fonction GED de l’interface, vous devez cliquer dans l’onglet « Dossiers » dans la barre de menu.
L’onglet de la GED s’affiche alors dans le bandeau de droite
Pour créer un sous-classeur, vous devez dérouler les classeurs déjà existants puis cliquer sur le bouton « ajouter »
Une fois que vous avez sélectionné le classeur « parent » (la ligne doit être bleutée) et cliqué sur le bouton « ajouter », ce dernier vous propose l’option « sous-classeur »:
Après avoir cliqué sur l’option « sous-classeur », une fenêtre pour configurer votre « sous-classeur » s’ouvre et vous demande de remplir les champs suivants:
Vous pouvez choisir d’identifier ce dossier comme contenant des modèles de document en cochant la case « Dossier contenant les modèles de document ». Cela permettra de faire apparaître les documents contenu dans ce dossier lors du choix d’un modèle de document (au moment de la création d’un nouveau document entrant/interne/sortant de document).
Quand les champs ont été complétés, vous pouvez cliquer sur « Créer » (ou cliquer sur « annuler » si vous souhaitez retourner sur l’interface sans créer le sous-classeur)
Une fois cette action terminée, l’interface vous indique que votre dossier a bien été créé par le biais de la fenêtre suivante :
Cliquez sur le bouton « fermer » pour revenir sur l’interface.
Pour ajouter des documents:
Après avoir effectué la dernière étape, une fenêtre s’ouvre à partir de laquelle vous pourrez ajouter votre document.
Les champs à compléter dans cette fenêtre sont:
Une fois ces champs complétés, cliquez sur le bouton « sélectionner ». Cette action vous permet de rechercher des documents dans votre ordinateur pour les ajouter à votre GED.
Vous pouvez cliquer sur « Créer » (ou cliquer sur « annuler » si vous souhaitez retourner sur l’interface sans créer le sous-classeur) pour ajouter le document.
Après avoir ajouté le document, l’interface vous indique que votre document a bien été ajouté :
Cliquez sur le bouton « fermer » pour revenir sur l’interface.
La fonction GED de l’application vous permet d’ajouter à des dossiers existants des liens directs vers des dossiers, des documents ou des mails existants.
Pour ajouter des liens:
L’application vous propose de choisir parmi 3 types de liens :
NB: Vous ne pouvez pas faire plusieurs choix en même temps. Vous ne devez sélectionner qu’un seul choix.
Si vous souhaitez ajouter un lien vers un document. Tout d’abord, il faut avoir fait le choix « document » lors de l’étape précédente.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous permettre de rechercher le document à lier parmi vos sous-classeurs:
A travers cette fenêtre, vous avez plusieurs actions possibles:
. La liste des sous-classeurs associés apparaît. Tant que l’icône apparaît, cela signifie que d’autres sous-classeurs existent. Si l’icône 
apparaît, cela signifie que vous pouvez réduire l’affichage des sous-classeurs.
A partir du moment où vous avez coché le document à lier, vous pouvez cliquer sur le bouton « lier » en bas de la fenêtre (ou cliquer sur le bouton « annuler » pour annuler l’action et retourner sur l’interface).
Après avoir lié le document, l’interface vous indique que votre document a bien été lié :
Cliquez sur le bouton « fermer » pour revenir sur l’interface.
Après avoir effectué cette action, l’interface vous affiche dans le sous-classeur, le document que vous venez de lier:
Si vous souhaitez ajouter un lien vers un autre dossier. Tout d’abord, il faut avoir fait le choix « autre dossier » lors de l’étape 3..
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous permettre de rechercher le dossier à lier parmi vos dossiers existants:
. La liste des sous-classeurs associés apparaît. Tant que l’icône apparaît, cela signifie que d’autres sous-classeurs existent. Si l’icône apparaît, cela signifie que vous pouvez réduire l’affichage des sous-classeurs.
Cliquez sur le bouton « fermer » pour revenir sur l’interface.
Après avoir effectué cette action, l’interface vous affiche dans le sous-classeur, le dossier que vous venez de lier:
Lorsque vous êtes sur l’interface, dans le bandeau de droite, vous avez 2 parties distinctes : L’arborescence des dossiers et les dossiers/documents/liens contenu dans ces dossiers.
Pour connaître les actions possibles sur chacun des éléments, il vous suffit de placer votre curseur sur l’élément (sur l’exemple ci-dessous, le curseur a été placé sur la ligne de l’élément, type document nommé « Doc test ») puis faites un clic droit (un menu va alors s’afficher)
NB: Si vous souhaitez faire disparaître ce nouveau menu, il suffit de cliquer en dehors de ce menu.
Pour supprimer le document:
Une fois cette étape effectuée, l’interface vous confirme que la suppression a réussi. Cliquez sur le bouton « fermer » pour revenir sur l’interface :
NB: vous pouvez déplacer un dossier uniquement dans son classeur principal (classeur Organisation / Personnel / Service)
Pour déplacer un document:
. La liste des sous-classeurs associés apparaît. Tant que l’icône apparaît, cela signifie que d’autres sous-classeurs existent. Si l’icône apparaît, cela signifie que vous pouvez réduire l’affichage des sous-classeurs.
Pour partager un document:
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour ajouter les droits:
Après cette étape, l’interface vous amène de nouveau sur la fenêtre de configuration du partage en indiquant le nouveau droit attribué:
L’interface vous indique le nom du service, le niveau de partage et l’action possible selon le niveau.
Si vous ne souhaitez pas ajouter de nouveau partage, cliquez sur le bouton « fermer » pour revenir sur l’interface.
Une fenêtre s’ouvre avec toutes les propriétés du document:
Vous retrouvez la description du document, les révisions, les événements effectués sur le document et les annotations. Cliquez sur les onglets correspondants pour afficher les informations.
Pour retourner sur l’interface, cliquez sur le bouton « fermer la fenêtre ».
L’application donne la possibilité de transférer des documents dans la GED, directement à partir de la fenêtre « propriété » du document.
Pour cela, il faut tout d’abord vous rendre sur le document que vous souhaitez transférer dans la GED (vous pouvez transférer un courrier à n’importe quel moment de son parcours dans le circuit). Pour l’exemple, nous prenons un courrier clôturé dans la bannette d’un agent.
