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Importer des délégations en masse


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Importer des délégations en masse

 

Connectez-vous en tant qu’administrateur puis cliquez sur l’onglet « administration » en haut à gauche de l’interface (l’explication suivante correspond à la version 4.1)

 

onglet_administration

 

Pour accéder à toutes les fonctions de paramétrage de votre organisation, rendez-vous sur le menu de votre en organisation en cliquant sur le bouton « organisation » puis double-cliquez sur le nom de votre organisation dans la liste :

connexion_organisation

1. Créer son fichier de délégations

 

Avant d’importer le fichier dans l’interface, il faut le modifier avec vos informations. Pour cela, téléchargez le fichier excel suivant : –template_matrice_delegations2

 

Une fois le fichier modifié, enregistrez-le dans votre ordinateur.

 

Pour modifier le document, vous trouverez ci-dessous l’explication pour remplir chaque colonne:

 

« Délégataire »: indiquez le mail du délégataire

 

« Délégué »: indiquez le mail du délégué

 

« Type »: Indiquez le type de délégation à attribuer, les types de délégation possible sont → « Pour ordre », « Lecture », « Pour approbation », « Pour absence », « Post traitement »

 

« Etat« : Laissez l’état « activé » pour toutes les délégations

 

« Date de début »: Indiquez la date de début de la délégation (format de la date : JJ/MM/AAAA, ex: 01/01/2015)

 

« Date de fin »: Indiquez la date de fin de la délégation (format de la date : JJ/MM/AAAA, ex: 01/01/2030)

 

« Mention de signature »: reprendre le type de délégation

 

« Document »: indiquez les types de document sur lesquels la délégation s’applique: [« TYPE_MAIL_IN », »TYPE_MAIL_OUT », »TYPE_NOTE », »TYPE_INTERNAL_DOCUMENT », »TYPE_INTERNAL_VALIDATION »]

 

Pour information :

 

« TYPE_MAIL_IN » = Courrier entrant

« TYPE_MAIL_OUT » = Courrier sortant

« TYPE_NOTE » = Note interne

« TYPE_INTERNAL_DOCUMENT » = Document interne

« TYPE_INTERNAL_VALIDATION » = Validation interne

« TYPE_INVOICE_IN » : facture entrante

« TYPE_ORDER »: Bon commande

« TYPE_OUTGOING_CONTRACTUAL_DOCUMENT » : document sortant contractuel

« TYPE_ACT » : Actes

 

Ci-dessous, un exemple de fichier excel pour l’import des délégations :

 

matrice_delegation

Retournez ensuite sur l’interface pour importer ce document .

 

2. Importer le fichier des délégations

 

  • Pour ajouter le fichier de délégation, il faut vous rendre sur l’onglet « délégations » puis cliquez sur le bouton « importer »

delegation_en_masse

  • La fenêtre pour ajouter votre fichier excel de délégations s’ouvre. Cliquez sur « parcourir » afin de charger votre fichier :

delegation_en_masse_2

  • Après avoir chargé le fichier, les délégations s’affichent dans la fenêtre. Cliquez ensuite sur « importer » pour enregistrer la délégation :

delegation_en_masse_3

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