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Présentation générale du Hub


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La présentation suivante correspond à la nouvelle version du Hub Electronique de Documents en version 4.1

 

Table des matières:

1.1 Présentation générale

1.2 L’interface

1.3 Boîte de réception – les bannettes

1.4 La liste des documents d’une bannette

1.5 Visualisation d’un document

1.6 Gestion du compte

1.7 Gestion des contacts

 

 1.1. Présentation générale

 

Le Hub Électronique de Documents, solution transversale pour la dématérialisation des flux de documents entrants, internes et sortants.

 

schema_generale_hub

 

  • Comment se connecter au Hub

page_connexion

 

Pour utiliser l’application, chaque utilisateur doit disposer d’un compte. Par défaut, le nom utilisateur est prenom.nom, et le mot de passe est « a ». Le mot de passe est modifiable par l’utilisateur, pour cela, il faut se référer au chapitre 1.6.1.

 

 

1.2. L’interface générale

 

L’interface du Hub se décompose en 3 bandeaux verticaux et un menu à l’horizontal et un menu utilisateur en haut à droite de l’interface.

 

interface_generale

 

  • Le menu (1) est divisé en 5 grandes catégories :
      • Edition: création de documents entrants / internes / sortants ou de modèles
      • Import: import d’emails ou de flux de documents
      • Action: Action par lot
      • Classement: classer les documents dans la GED
      • Recherche: 2 modes de recherche disponible, simple ou étendue

 

  • Le bandeau de gauche (2) correspond à la boîte de réception de l’utilisateur. Ce bandeau contient la liste des dossiers de l’utilisateur. En cas de délégation, l’utilisateur peut visualiser les dossiers de la personne délégataire.

 

  • Le bandeau du milieu (3) correspond à la liste des documents contenus dans le dossier sélectionné depuis la boîte de réception.

 

  • Le bandeau de droite (4) correspond à la vue d’un document. Cette vue affiche le document sélectionné depuis le bandeau 3.

 

  • Le menu utilisateur (5) correspond aux différentes options concernant votre compte.

Un bouton indiquant les notifications est disponible en haut à droite de l’interface :

bouton_notif

 

Le chiffre indiqué dans le bouton représente le nombre de notification reçue.

 

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre des notifications :

bouton_notif_2

Vous pouvez également choisir de réactiver les pop-ups de notification en cochant la case dans les préférences « activer les pop-ups de notification » :

activer_popup_notif

 

 

1.3. Boîte de réception – Les bannettes

 

boite-de-reception

 

La boîte de réception (2) affiche l’ensemble des dossiers accessibles à l’utilisateur. Les dossiers sont affichés de la manière suivante :

Chaque utilisateur dispose de 5 grands dossiers :

 

  • Boîte de réception :

Ce dossier contient les documents en cours avec une action à faire telles qu’un visa, une signature, une réponse, etc. Si votre dossier « Boîte de réception » contient des documents, c’est que vous êtes définis dans un des rôles suivants : visa préalable / signataire / intermédiaire / correctrice / pour action / pour réponse / distributeur / pour avis.

Les sous-dossiers contenus dans « Boîte de réception » sont des dossiers dit « passifs », c’est à dire qu’aucune action n’est requise dessus :

 

« Validés » :  Ce sous-dossier contient les documents validés, c’est à dire, les documents sur lesquels vous avez fait une action (ex : visa, signature, réponse au courrier entrant, annotation lors d’une demande de « pour avis »). Cette action n’était pas un refus ou un rejet .

« Refusés » : Ce sous-dossier contient les documents refusés, c’est à dire, les documents dont votre dernière action a été un refus ou un rejet.

« Clôturés » : Ce sous-dossier contient les documents clôturés, c’est à dire, les document dont vous étiez l’émetteur et que vous avez clôturés à la fin de leur parcours dans le circuit (ou suite à un refus). Certaines habilitations permettent la clôture d’un document à d’autres membres du circuit.

 

  • A traiter

Ce dossier contient les documents dont vous êtes l’émetteur et dont le circuit est terminé mais non clôturé mais également les documents dont vous êtes l’émetteur mais qui a été refusé avec « abandon de traitement » mais non clôturé.

 

  • Copie/Information

Ce dossier contient les documents entrants sur lequels vous êtes “en copie” et les visas préalables ont été faits, les documents internes ou sortants sur lesquels on est “en copie” et dont les signatures sont faites, les documents sur lesquels on a été défini en “Pour information”.

Les documents contenus dans ce dossier ne demandent aucune action. Vous y avez accès uniquement pour lecture

Tous les utilisateurs n’ont pas forcément accès à la bannette fonctionnelle de leur service. Les bannettes de service permettent de recevoir des documents, puis de les affecter/diffuser à d’autres agents présent dans le service.

 

  • Envoyés

Ce dossier contient les documents dont vous êtes l’émetteur et que vous avez envoyé dans le circuit et qui ne sont pas encore revenus chez vous.

 

  • Brouillons

Ce dossier contient les documents  dont on est l’émetteur et qui n’ont pas encore été envoyés dans le circuit.

 

1.4. La liste des documents d’un dossier

 

Le bandeau du milieu (3) affiche la liste des documents. Cette liste se présente de la manière suivante :

 


liste_document

 

Par défaut, les documents sont triés du plus récent au plus ancien et par rôle dans le circuit, du plus récent au plus ancien. Pour inverser l’ordre de classement, il faut cliquer sur l’icône  . Au clic sur cette icône, les documents sont classés du plus ancien au plus récent, et l’icône s’inverse .

 

Différentes icônes apparaissent dans le bandeau du milieu, ci-dessous vous trouverez le détail et la signification de chaque icône:

emetteur : Émetteur

expediteur : Expéditeur

action : Pour action

destinataire : Destinataire

doc_ouvert : Document ouvert dans le bandeau de droite

 

icone_delai_nok : Cette pastille rouge indique que le délai de traitement est dépassé, si vous placez le curseur sur la pastille vous connaîtrez le nombre de jours de retard.

pastille-orange : Cette pastille orange indique que le délai de traitement arrive bientôt à terme. Si vous placez le curseur sur la pastille vous connaîtrez le nombre de jours restant

icone_delai_ok : Cette pastille verte indique que le délai de traitement n’est pas dépassé. Si vous placez le curseur sur la pastille vous connaîtrez le nombre de jours restant.

 

Barrettes de couleur correspondant au type de document:

courrier_sortant  = courrier sortant

doc_sortant_contract  = document sortant contractuel

courrier_entrant  = courrier entrant

commande = bon de commande

acte = ACTES

delib = Délibération

validation_interne = Validation interne

helios = HELIOS

facture_entrante = Facture entrante

Ajout d’affichage

Si vous souhaitez ajouter ou enlever des informations dans la liste des documents, il vous suffit de personnaliser les colonnes en cochant ou décochant les types de données à afficher. Pour cela cliquez sur la flèche à à droite de modification (1) puis sélectionnez « colonne » (2) et cochez ou décochez les cases souhaitées :

 

personnalisation_liste_doc

 

 

1.5 Visualisation d’un document

Le bandeau de droite affiche le document que vous avez sélectionné dans la liste des documents.

Sur cette partie de l’interface, vous aurez accès à différentes actions et information selon votre place dans le circuit. Il y 4 grandes parties sur ce bandeau : la visionneuse, 2 menus sur des options supplémentaires, 1 menu d’action pour le traitement du document et la fiche de propriété.

 

visionneuse

 

  • Menu d’action pour le traitement du document

Ce menu s’adapte en fonction de votre rôle dans le circuit et selon le type de document. Pour afficher toutes les actions possibles, cliquez sur la flèche du menu déroulant :

 

menu_action_doc

 

Ensuite sélectionnez l’action que vous souhaitez puis cliquez sur le bouton « valider » pour exécuter l’action et en informer les membres du circuit

 

  • La fiche de propriété

fiche_propriete

 

La fiche de propriété vous apporte un certain nombre d’information sur le document. Selon les habilitations que vous avez et votre rôle dans le circuit, vous pourrez modifier ou ajouter des informations dans les différents onglets.

 

Les différents onglets vous apportent les informations suivantes :

 

Fiche de circulation 

 onglet_circulation

 

A travers cet onglet, vous pouvez visualiser le circuit de diffusion et de validation du document. Si le document a été traité par l’agent dans le circuit, vous avez à droite de son nom, l’action qui l’a réalisée et la date de réalisation.

 

Selon vos habilitations, vous pourrez modifier ce circuit en cliquant sur les boutons indiquant le rôle.

 

Renseignement

onglet_renseignement

 

L’onglet « Renseignement » permet d’indiquer l’objet, la personne défini comme « suivi par », une référence et la date d’émission. Le bouton « ajouter un autoform » (c’est à dire un formulaire créé par votre administrateur fonctionnel) vous permet d’ajouter un autoform parmi la liste des autoforms créés dans l’application. Il vous permettra d’ajouter des informations complémentaires dédiées au type de document en cours (ex : pour une facture entrante, vous pouvez ajouter un autoform permettant d’indiquer le numéro de bon de commande associé, le montant de la TVA, le n° de facture, etc.)

 

Option

onglet_option

 

L’onglet Option vous permet d’indiquer le délai de traitement attendu pour ce document ainsi que le niveau de confidentialité. Vous pouvez vous-même configuré le nombre de jours en choisissant « autre » dans le menu déroulant puis insérez le nombre de jours de délai :

2015-09-29_16h49_44 → 2015-09-29_16h52_46

 

Pièces jointes

onglet_pj

 

L’onglet Pièce Jointe vous permet soit de visualiser la (ou les) pièce(s) jointe(s) soit d’en ajouter.

 

Annotation 

onglet_annotation

 

L’onglet Annotation vous permet soit de visualiser la (ou les) annotations(s) soit d’en ajouter.

 

Courriers liés

onglet_courrier-lie

 

L’onglet Courriers Liés vous permet de lier des documents entre eux. Vous ne pourrez lier que des documents dans lequel vous avez été membre du circuit.

 

Dossier

onglet_dossier

 

L’onglet Dossier vous permet de lier votre document vers un document de la GED.

 

1.6. Gestion du compte

 

1.6.1. Gestion du compte utilisateur

Pour accéder à la gestion du compte utilisateur, vous devez:

      1. Cliquez sur votre nom en haut à droite
      2. Cliquez sur « profil »

 

profil_menu

 

Cette action vous donne accès aux différents onglets disponibles pour paramétrer votre compte utilisateur dans le bandeau de droite (avec les informations vous concernant) :

 

profil_menu_tab

 

A partir de cette fenêtre, vous pourrez:

      • Modifier votre mot de passe
      • Modifier vos préférences
      • Ajouter des délégations et consulter les délégations reçues
      • Paramétrer le mode de notification

 

 

1.6.2. Gestion des délégations

 

Pour accéder à la gestion des délégations, vous devez:

      1. Cliquez sur votre nom en haut à droite
      2. Cliquez sur « profil »

 

profil_menu_small

 

Cette action ouvre les différents onglets inclus dans « Profil » dans le bandeau de droite, cliquez alors sur « délégations » :

 

delegation_tab

 

Cela vous permettra

        • De retrouver les délégations que l’on a reçues,
        • De retrouver les délégations que l’on a données,
        • D’ajouter une nouvelle délégation.

 

Il existe plusieurs niveaux de délégation :

 

        • La délégation pour lecture : elle permet au délégué de visualiser les documents du délégataire. Un élu peut par exemple donner une délégation pour lecture à son assistant. Cela permet à l’assistant de prendre connaissance de tous les dossiers transmis à l’élu, alors qu’il ne fait pas partie du circuit, et ainsi de les lui commenter.
        • La délégation pour approbation (uniquement dans le cadre d’un visa, pour un rôle d’intermédiaire) : la délégation pour approbation équivaut à la fonction d’assistant de direction ou de directeur de cabinet. La délégation pour approbation donne le droit de :- Refuser des documents. Si le délégué refuse, le délégataire voit le statut « refusé » et en survol découvre le nom du délégué. Les autres membres du circuit, voient le statut « refusé » par le délégataire.
          – Accepter des documents. Si le délégué accepte, le délégataire voit le statut « A valider » et en survol découvre le nom du délégué. Les autres membres du circuit, voient le statut « A valider » par le délégataire.
        • La délégation pour ordre : cette délégation de signature ou de visa est attribuée à un délégué pour un type de document sur une période précise.
        • La délégation pour absence (sur les fonctions de signature et de visa) : cette délégation permet à l’utilisateur de se court-circuiter et de passer à la personne suivante. L’utilisateur absent peut tout de même savoir ce qu’il s’est passé durant son absence.
        • La délégation post traitement (actions hors visa et signature tels que l’impression etc.) : elle permet à la personne émettrice de définir la ou les personne(s) d’un autre service qui sont en charge de l’impression du document pour présentation du document papier. L’émetteur délègue ainsi une tâche qui lui est initialement attribuée (en effet, par défaut dans le Hub, le document revient toujours vers l’émetteur).

 

La création d’une délégation se fait via l’interface suivante :

 

ajout_delegation

 

Pour créer une délégation, il faut indiquer :

      • Qui est le délégué (la personne qui recevra la délégation) ;
      • Le type de délégation (pour lecture, pour ordre, pour absence, etc.) ;
      • L’état de la délégation (activé, désactivé, archivé) ;
      • Les dates de début et de fin de délégation ;
      • Les documents concernés par la délégation.

 

Pour modifier une délégation, il faut simplement cliquer dessus. L’application ré-ouvrira la fenêtre de création d’une délégation.

 

1.6.3 Paramétrage des préférences

Pour accéder au paramétrage des préférences, vous devez:

      1. Cliquez sur votre nom en haut à droite
      2. Cliquez sur « profil »

 

profil_menu_small

 

Cette action ouvre les différents onglets inclus dans « Profil » dans le bandeau de droite (par défaut l’application ouvre directement l’onglet « mot de passe »). :

 

profil_open_tab_default

 

Cliquez sur l’onglet « préférences » pour accéder au paramétrage des préférences de votre profil

 

      • Fenêtre de paramétrage des préférences:

 

preference_maj

preference_user_maj

priorite_ouverture_bannette2

preference_maj4

 

preference_fonctionnement

 

 

      • Partie « Général »

Vous pouvez configurer le thème par défaut en cliquant sur la flèche du menu déroulant du champ « Thème ». La langue par défaut ainsi que le fuseau horaire sont aussi paramétrables (la langue et l’heure française sont les valeurs par défaut si vous ne modifiez pas ces champs).

 

      • Partie « Préférences de mise en page »

Sur cette partie, vous allez pouvoir gérer l’affichage de votre interface, personnaliser la taille des différentes parties. Vous pouvez également choisir l’ordre d’affichage des bannettes de délégation si vous avez délégations sur plusieurs bannettes. Pour modifier l’ordre, il suffit d’utiliser la méthode « glisser/déposer », c’est à dire, vous cliquez sur le nom de la bannette utilisateur que vous souhaitez déplacer, vous restez appuyer et vous le déplacer vers le haut ou vers le bas :

preference_maj_aff_bannette

 

      • Partie « Préférences de fonctionnement »

Dans les préférences de fonctionnement, vous pouvez gérer l’affichage et les informations disponible depuis la liste des documents des bannettes et sous-bannettes (boite de réception, validés, refusés, envoyés …) mais également le mode de fonctionnement lors de l’ouverture d’un courrier, etc.

 

 

1.6.4  Modification de mot de passe

  • Cliquez sur « profil »
  • Puis sur l’onglet « mot de passe »

Ensuite insérez l’ancien mot de passe, le nouveau mot de passe puis saisissez une nouvelle fois le nouveau mot de passe dans le champ « confirmation du nouveau mot de passe ».

Cliquez sur « valider » pour confirmer.

motdepasse_tab

 

 

1.6.5  Paramétrage des notifications

Pour paramétrer les notifications reçues sur votre boîte email, cliquez sur « profil » (1) dans le menu utilisateur puis sur l’onglet  » notifications » (2) :

notification_user_tab_display_

Les notification envoyées traitent des mouvements sur les documents dans lesquels vous avez un rôle. L’émetteur reçoit notamment chaque événement du document dans le circuit. Si vous avez une action à réaliser sur un document, vous êtes également prévenu.

Cochez les cases correspondant à vos attentes en termes de notification email.

Vous pouvez ajouter une adresse email supplémentaire pour l’envoi de vos notifications.

 

1.6.6 Gestion des circuits personnels

L’onglet « Modèle » permet de visualiser l’ensemble des circuits personnels enregistrés par l’utilisateur. A partir de cette interface, il est possible de venir modifier chacun des circuits, en cliquant sur l’icône associé à chaque circuit.

 

modele_circuit

 

Pour atteindre les circuits personnels enregistrés:

      1. Cliquez sur l’onglet « modèle »
      2. Cliquez sur le dossier « personnel »
      3. Double-cliquez sur le circuit que vous souhaitez visualiser

 

Après l’ouverture d’un modèle, la fenêtre vous permet de visualiser et de modifier le modèle du circuit.

 

Pour ajouter un nouveau modèle:

      1. Retournez sur l’onglet « modèle »
      2. Cliquez sur « nouveau modèle »
      3. Choisissez le type de document pour lequel vous souhaitez créer un nouveau modèle de circuit

 

ajout_modele_circuit

 

La fiche de circulation (apparaissant lorsqu’on a sélectionné un modèle de circuit)  présente les personnes présentes dans le circuit et leur niveau dans le circuit :

 

fiche_circulation

Les différents niveaux du circuit sont :

      • Expéditeur: Expéditeur du courrier dans le cadre d’un document entrant
      • Pour action: personne devant effectuer une tâche sur le document (Affecter / Transférer, refuser, annoter, mettre à l’étude, créer une réponse, clôturer) après que ce dernier ait été visé
      • Pour avis: personne recevant le courrier pour information suite aux visas préalables. L’agent « pour avis » doit ajouter un commentaire. Ce rôle n’est pas bloquant pour la circulation du courrier.
      • En copie : personne recevant le courrier pour information suite aux visas préalables. Ce rôle ne permet pas de faire d’action sur le courrier. Ce rôle n’est pas bloquant pour la circulation du courrier.
      • Pour information: La personne en « pour information » suit tout le déroulement du courrier dans le circuit sans avoir d’actions à réaliser sur ce courrier. Ce rôle n’est pas bloquant pour la circulation du courrier.
      • Visa préalable : personne visant la (pré-)affectation. Il peut également ajouter des commentaires. Cette étape est bloquante pour la diffusion aux rôles Pour Copie, Pour Avis, Pour Action. En fonction des habilitations, il peut modifier la fiche de renseignement et le circuit de diffusion, donc ajouter/modifier des collaborateurs pour les rôles (En Copie, Pour Avis, Pour action). Si vous avez défini des plusieurs personnes en « visa préalable », vous pouvez établir un mode de hiérarchie particulière en cliquant sur le petit bandeau bleu à gauche des noms des personnes en visa (voir le processus pour changer de mode)
      • Signataires/Cosignataires : personne ayant la responsabilité de signature du document. Il peut y avoir plusieurs signataires sur un document. Le cas échéant, l’ordre d’apposition des signatures peut être défini.
      • Destinataire : peut être spécifié dans le cas d’un document sortant.
      • Émetteur : personne qui émet le document dans le circuit de validation.
      • Distributeur: personne désignée comme étant la personne en charge de l’impression d’un document lors d’un courrier sortant

 

 

1.6.7 Paramétrages divers

 

L’onglet « Thème » permet d’ajuster les paramétrages sur l’interface. A partir de cet onglet, vous pouvez choisir un thème différent que celui mis par défaut. Pour atteindre cet onglet, cliquez sur le menu en haut à droite puis sur « thème ».

 

theme

 

 

1.7 Gestion des contacts

 

Le Hub vous permet de gérer votre carnet d’adresse et d’ajouter des contacts habituels et occasionnels.

 

contact

Pour accéder à votre liste de contacts:

      1. Cliquez sur l’onglet « contact »
      2. Choisissez « habituel » ou « occasionnel »
      3. La liste des contacts s’affiche dans le bandeau de droite

 

Pour ajouter un contact:

Il vous suffit de cliquer sur le bouton « ajouter un contact » dans la fenêtre de la liste de contacts

 

ajout_contact

 

Pour créer un groupe de contact, il vous suffit de cliquer sur « groupe » et la démarche pour créer un groupe de contact sera la même que pour créer un contact.

groupe_contact

 

 

 

 

 

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