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Gestion des contacts


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Gestion des contacts

 

Connectez-vous en tant qu’administrateur puis cliquez sur l’onglet « administration » en haut à gauche de l’interface (l’explication suivante correspond à la version 4.1)

 

onglet_administration

 

A partir du compte administrateur, vous pouvez gérer les contacts et groupes de contacts. 

 

1. Onglet « Contact »

 

gestion_contact

 

Actions possibles :

  • Ajouter un contact
  • Importer des contacts
  • Exporter des contacts

 

Vous retrouvez la liste de ces actions dans le menu déroulant « action »:

 

contact_admin_menu

 

  • Ajouter un contact

Lorsque vous cliquez sur « ajouter un contact », la fenêtre pour configurer votre contact s’ouvre. L’application propose plusieurs champs pour compléter le profil de votre contact au mieux. En cochant les cases « Personnes », « Adresse postale » et « Informations », vous aurez accès à de nouveaux champs.

 

add_contact_window

 

Comment compléter les champs ?

 

› « Type » : cocher « personne » si le contact n’est pas rattaché à une organisation en particulier / cocher « organisation » si vous souhaitez créer une nouvelle organisation (en y associant un contact physique) ou ajouter un contact appartenant à une organisation existante.

 

Si vous cochez « personne », le champ « raison sociale » n’apparaît plus dans le formulaire.

 

› « Raison sociale » : Cette option apparaît si vous avez coché le type organisation précédemment.

 

Le champ « raison sociale » inclut un champ de recherche. Cela signifie que si une organisation du même nom existe déjà sous le même libellé ou un libellé similaire, vous pouvez le sélectionner. Cela évite les doublons dans votre base.

 

fiels_raison_sociale

 

L’option « (créer une nouvelle organisation) » vous permet de créer une nouvelle organisation et de ne pas repartir d’une organisation existante.

 

Si vous sélectionnez une organisation existante, l’application vous propose de reprendre ou non l’adresse de l’organisation :

 

orga_existante_popup_confirmation

 

Si vous sélectionnez « oui », l’adresse sera complétée automatiquement pour le contact physique à ce niveau :

 

adresse_completé

 

Si vous sélectionnez « non », le champ restera vide et sera à compléter avec l’adresse du contact.

 

Après avoir choisi ou non de reprendre l’adresse du contact, vous revenez sur la fenêtre d’ajout du nouveau contact.

 

2 options sont proposées sur la fiche de l’organisation :

 

fonction_renommer_remplacer

 

Renommer

la fonction « renommer » permet de modifier l’orthographe de la raison sociale et de faire la mise à jour sur tous les contacts liés à cette organisation

 

Remplacer

la fonction « remplacer » permet de revenir sur votre choix d’organisation pour le nouveau contact. En cliquant sur cette fonction le menu déroulant se rouvrira :

 

fiels_raison_sociale

 

Vous pouvez ensuite compléter les informations dédiées aux contacts : civilité, prénom, nom, téléphone, mobile, email, numéro et nom de la rue, code postal, ville, pays, référence externe du contact.

 

Une fois les informations complétées, vous pouvez cliquer sur le bouton « valider » pour enregistrer le contact.

 

  • Importer des contacts

Retrouvez la procédure d’import sur la documentation suivante: Importer un fichier de contact

 

  • Exporter les contacts

Pour exporter les contacts, sélectionnez tous les contacts à exporter puis cliquez sur « exporter » dans le menu déroulant « action ».

 

2. Onglet « groupe de contacts »

 

groupe_contact_admin

 

Actions possibles :

 

  • Ajouter un groupe
  • Modifier
  • Supprimer

 

groupe_contact_admin1

 

  • Ajouter un groupe

Pour ajouter un groupe, saisissez le nom du groupe, son niveau de visibilité (organisation ou un service en particulier) puis cliquez sur « valider ».

 

groupe_contact_admin2

 

  • Ajouter des contacts au groupe

Cliquez sur le groupe dans la liste des groupes,

Puis cliquez sur le bouton « action » (1) et sélectionnez « ajouter un contact au groupe »

 

add_group_contact3

 

  • Sélectionnez un contact issu de votre base de contacts, pour cela saisissez le nom, prénom ou raison sociale du contact à ajouter , puis sélectionnez-le dans la liste des résultats de la recherche:

 

add_group_contact4

 

  • Le contact a été ajouté au groupe :

 

add_group_contact5

 

  • Vous pouvez supprimer le contact d’une liste. Pour cela, sélectionnez le contact (1), cliquez sur « action » (2) puis « supprimer du groupe » (3) :

 

add_group_contact6

 

  • Cliquez sur « valider » dans la fenêtre de confirmation :

 

fenetre_confirmation_remove

 

A partir du compte administrateur, vous pouvez afficher les groupes supprimés par les utilisateurs en cliquant sur la case :groupe_contact_admin3

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