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Focus sur le refus


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Focus sur le refus

 

L’action « refuser » est proposée dès lors que l’utilisateur doit traiter un document. Cette fonction respecte la même règle de gestion pour chacun des types de document. Lorsque l’action « refuser » est choisie, une fenêtre s’ouvre afin de commenter le refus et d’indiquer la personne qui devra gérer ce refus. Il y a deux possibilités dans ce cas : désigner une nouvelle personne en charge du document (qui aura la même fonction que vous l’aviez dans le circuit) ou renvoyer le document à l’émetteur (qui pourra refaire le courrier ou le clôturer).

 

Exemple : Le refus d’un signataire sur un document sortant

Lorsqu’un signataire d’un courrier sortant reçoit dans sa bannette un document à signer, il peut le refuser :

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Cas 1 : Le signataire souhaite renvoyer le courrier chez l’émetteur

Si le signataire décide de renvoyer le document à l’émetteur, il suffit de laisser la case « retour à l’émetteur » cochée et de saisir un commentaire

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Après avoir validé le retour du courrier à l’émetteur, celui-ci aura deux possibilités : clôturer ou refaire le courrier

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1. Refaire le courrier

Si l’émetteur choisi cette étape, il faut cliquer sur le bouton « refaire le courrier ».

L’interface vous demande de valider votre choix et vous indique que le courrier sera clôturé automatiquement :

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Une copie du courrier refusé se crée alors et la copie est alors présente dans la bannette « brouillon » de l’émetteur.

A partir de là, vous pouvez modifier le circuit et le document comme un nouveau courrier.

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Si vous souhaitez modifier le circuit, cliquez sur le nom des rôles dans la fiche de circulation :

 

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Vous pouvez également apporter des modifications au document en ajoutant une nouvelle révision en changeant un nouveau document ou en ouvrant l’éditeur de texte :

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2. Clôturer le courrier

Si l’émetteur souhaite clôturer le courrier sans le refaire, il suffit de cliquer sur le bouton « clôturer le courrier » :

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Cas 2 : Le signataire désigne un nouveau signataire à sa place

Pour cela, lors du refus le signataire doit décocher la case « retour à l’émetteur ». Après cela, le bouton pour choisir le nouveau signataire s’affiche :

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Cliquez sur le bouton « signataire » puis sélectionnez le nouveau signataire dans la liste de l’organigramme :

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