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Créer une facture entrante


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Créer une facture entrante

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

1. Gestion des factures entrantes

 

La validation des factures est une fonctionnalité du Hub Electronique de Documents.

Cette fonctionnalité permet de traiter les factures entrantes arrivées par courrier papier dans le Hub, d’y effectuer le contrôle de service et de les mettre à disposition sur le logiciel de gestion financière.

Après la numérisation des factures entrantes, vous pouvez importer les factures manuellement ou automatiquement via l’import de flux. Les factures sont ensuite affectées à un service ou à une personne pour traitement

 

2. Créer une nouvelle facture entrante

 

Pour commencer, il faut créer une nouvelle facture entrante, pour cela vous devez cliquer sur « Nouveau » (1) puis choisir l’option « Facture entrante » (2) :

 

facture_new

 

Ensuite, l’interface ouvre une fenêtre pour configurer l’import de votre facture entrante dans le Hub. A partir de cette fenêtre, vous devez :

 

facture_new_config

 

  • Choisir l’expéditeur, pour cela cliquez sur « expéditeur», une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez sélectionner l‘expéditeur de la facture entrante dans le champ « habituel » ou « occasionnel » en indiquant les 3 premiers caractères du nom ou du prénom. Une liste de contacts apparaît, il suffit de cliquer sur le contact correspondant à votre recherche pour le sélectionner.

 

liste_contact_expediteur

 

  • Définir l’agent « Destinataire » en cliquant sur le bouton « sélectionner ». Cet agent est le dernier du circuit, il apposera un bon à payer.

La liste des utilisateurs de l’organisation s’ouvre, cliquez sur l’agent défini :

 

facture_new_select_user

 

Si vous sélectionnez « modèle » en dessous de « pour action », vous pouvez un modèle de circuit pré-enregistré dans l’application pour votre organisation.

 

  • Compléter l’objet de la facture et une référence (si besoin)
  • Rechercher votre facture entrante sur votre poste de travail en cliquant sur le bouton « parcourir »
  • Cliquer sur le bouton « valider »

 

3. Configurer l’envoi de la facture dans le circuit

 

Après le chargement de votre facture dans l’interface, votre document s’affiche dans le bandeau de droite avec la fenêtre de propriété :

 

facture_new_propriete

 

A partir de cette fenêtre, plusieurs fonctionnalités vous sont proposées. Certains champs sont pré-remplis avec les données qui ont été associées lors de l’étape précédente (les champs concernés sont: Expéditeur, Pour action, Objet, Référence).

 

  • Onglet « Fiche de circulation – facture entrante »

 

Après avoir défini le circuit dans l’étape précédente, vous pouvez le compléter à partir de la fenêtre « propriété ».

 

facture_new_propriete

 

Vous devez compléter la fiche en indiquant les personnes « pour action » et « visa préalable (si nécessaire). Pour cela, cliquez sur le champs « pour action », et l’interface vous ouvre une fenêtre pour ajouter une personne à ce rôle. Cliquez sur le bouton « sélectionner » et sélectionnez l’agent qui sera désigné en « pour action » (il aura pour mission de valider la facture ou de l’envoyer pour contrôle de service fait à un autre agent) :

 

1 )

facture_new_pouraction

 

2)

facture_new_pouraction2

 

  • L’onglet « renseignements »

 

Les champs de l’onglet « Renseignements » sont par défaut définis comme suit :

 

– Objet : l’objet de la facture est celui complété précédemment, vous pouvez le modifier si besoin.

– Canal de réception: Le champ « canal de réception » permet de définir le canal de réception du document entrant.

– Référence : Une référence est générée par défaut. Vous pouvez la modifier si besoin.

– Numéro de chrono: Un numéro de chrono est généré automatiquement et il est non-modifiable.

– Date du document: Cette date correspond à la date de la facture

– Date d’émission: La date d’émission correspond à la date où le document a été émis dans le Hub. La date du jour de l’émission du document dans le Hub est apposé par défaut. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône calendar

– Date de réception: La date du jour de réception du document correspond à la date où le document a été réceptionné. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône calendar

 

facture_new_reference

 

Une facture demande parfois que d’autres informations soient renseignées pour permettre son traitement par le reste du circuit. Pour cela, vous pouvez ajouter des autoforms permettant d’ajouter des informations supplémentaires.

 

Ex d’autoforms :

facture_autoform_ex

 

Renseignement facture: Lors de la création d’une facture entrante, vous pouvez donner les informations relatives au montant de la facture dans le formulaire intégré à l’onglet « renseignement ».

 

  • Onglet « option »

Cet onglet va permettre de définir des options de traitement sur le document. Vous pouvez appliquer un délai de traitement: Normal, Rapide, Urgent. Le délai « Normal » est appliqué par défaut. Vous avez également la possibilité de choisir le nombre de jours que vous souhaitez appliquer  en cliquant sur « autre »:

facture_new_délai option_délai_autre_insert

 

Le document peut être traité comme « confidentiel ». Si une délégation est en cours, le délégué n’aura pas accès au document indiqué comme étant confidentiel.

 

  • Onglet « pièce jointe »

L’onglet « pièce jointe » va vous permettre d’associer un document au document principal. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « ajouter » et récupérer le document dans les fichiers de votre ordinateur.

 

piece_jointe

 

Le document est ensuite ajouté. Vous pouvez le supprimer en cochant la case de sélection à gauche du nom du document.

 

Le nombre de pièce jointe n’est pas limité, tout comme leur taille.

 

  • Onglet « Annotation »

L’onglet « annotation » vous permet d’ajouter des commentaires destinés au circuit de validation. Vous avez la possibilité d’écrire un commentaire et d’ajouter un document.

Vous pouvez également gérer la visibilité de ce commentaire en sélectionnant l’option « public » ou « privé. Dans l’option « privée », vous pourrez sélectionner les personnes dans le circuit.

 

annotation

 

  • Onglet « Courriers liés »

Vous pouvez lier un courrier déjà présent dans le hub à votre document principal.

 

courrier_lie

 

Pour rechercher un courrier, il suffit de faire une recherche par mots-clés puis de sélectionner parmi la recherche le courrier recherché.

 

  • Onglet « Dossiers »

L’onglet « Dossier » vous permet de lier le document entrant vers un dossier ou plusieurs dossier(s) de votre GED. Pour avoir la procédure du transfert d’un courrier dans la GED, rendez-vous sur la partie « Transférer un courrier dans la GED » sur cette page.

 

4 . Emission de la facture dans le circuit

Pour émettre le courrier dans le circuit de diffusion, il faut cliquer sur le bouton « Envoyer » dans le bandeau de droite.

facture_nouveau_envoi

 

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Les nouveaux rôles à venir pour la circulation des factures dans le Hub

 

Nous faisons évoluer les rôles dans le circuit des factures entrantes afin d’être au plus près des processus initiaux.

Les nouveaux rôles créés sont les suivants : Vérificateur, Certificateur et liquidateur.

nouveau_role_facture

1. Les actions proposées par rôle

Pour le vérificateur 

  • Attester le service fait : L’action aura pour effet de valider le service fait sur cette facture, c’est-à-dire que le vérificateur technique a validé le service fait.
  • Refuser : L’action signifie que la facture est à retourner à l’émetteur. Elle aura pour effet de donner la possibilité de transférer la facture. Par défaut, ce sera l’émetteur qui sera proposé.
  • Transférer : L’action donnera la possibilité de demander le contrôle du service fait à un autre vérificateur. Elle aura pour effet de donner la possibilité de transférer la facture.
  • Demander un avis : L’action donnera la possibilité de demander un avis (non bloquant) à d’autres personnes (des vérificateurs techniques). Elle aura pour effet de donner la possibilité à un ou plusieurs vérificateurs techniques d’avoir accès à la facture et de pouvoir y ajouter une annotation.

 

Pour le certificateur

  • Attester le service fait : L’action aura pour effet de valider le service fait sur cette facture, c’est-à-dire que le certificateur a certifié le service fait.
  • Refuser :  L’action signifie que la facture est à retourner à l’émetteur. Elle aura pour effet de donner la possibilité de transférer la facture. Par défaut, ce sera l’émetteur qui sera proposé.

 

Pour le liquidateur

  • Transmettre pour mandatement : L’action aura pour effet de demander le bon à payer sur cette facture, c’est-à-dire que le correspondant financier a liquidé la facture.
  • Refuser : L’action signifie que la facture ne peut être liquidée et que la facture est à retourner à l’émetteur. Elle aura pour effet de donner la possibilité de transférer la facture. Par défaut, ce sera l’émetteur qui sera proposé.
  • Transférer :  : L’action donnera la possibilité de liquider à un autre correspondant financier. Elle aura pour effet de donner la possibilité de transférer la facture. On pourra saisir un autre liquidateur.

 

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