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Créer un nouveau document interne


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Créer un nouveau document interne

 

bulle  Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

 

1.  Création du document interne

 

  • Cliquez sur le bouton « Nouveau » (1) puis sélectionnez «document interne» (2) dans la liste:

new_DI

 

 

2. Configuration du nouveau document interne

new_DI_2

 

  • Circuit: définissez le circuit en sélectionnant le signataire via le bouton « sélectionner »

 

new_actes_doc_config

 

Puis sélectionner dans la liste le signataire du document interne :

 

new_actes_doc_config_2

 

Vous pouvez également choisir le circuit de votre document via un modèle pré-enregistré en cliquant sur le bouton « modèle ». Celui-ci vous fera apparaître la liste des modèles auxquels vous avez accès :

cs_circuit_model_select2

 

 

  • « Émettre en tant que »: si vous avez plusieurs fonctions dans l’organigramme, vous pouvez choisir la fonction avec laquelle vous souhaitez émettre le courrier en cliquant sur le menu déroulant

 

  • Objet du courrier : Complétez dans le champ l’objet du courrier

 

  • Référence : vous pouvez insérer une référence à ce niveau de la création du courrier.

 

  • « suivi par » : vous pouvez ajouter un agent défini comme responsable de ce courrier. Il sera affiché en tant que « suivi par »

 

  • « Convertir en PDF/A » : Cochez cette case si vous souhaitez que le PDF signé soit en version PDF/A (PDF/A est le format PDF adapté à l’archivage électronique)

 

  • « Fusionner les tags » : Cochez cette case si vous avez inséré des tags dans votre document   (pour en savoir plus sur les tags et leur utilisation, rendez-vous sur la documentation : Utilisation et liste des tags )

 

  • « Utiliser le designer de signatures »: Si vous cochez cette case,  c’est que vous allez utiliser le designer (outil permettant de définir l’emplacement de la signature numérique). Cette fonction remplacera les tags #signature# dans le document.

 

  • Document principal: Téléchargez dans l’application le document interne à partir des fichiers de votre poste de travail en cliquant sur le bouton « parcourir » ou via les documents disponibles dans les dossiers de modèles enregistrés en cliquant sur le bouton « modèle ».

 

 

3. Ajout et modification d’information avant l’envoi dans le circuit

 

new_DI_3

Compléter les propriétés du document interne

Onglet « Fiche de circulation – document interne »

 

Au niveau de l’onglet « fiche de circulation », vous pouvez ajouter ou supprimer des membres du circuit.

Pour supprimer, une des personnes indiquées, il suffit de cliquer sur la croix à droite du nom.

new_DI_4

 

Pour ajouter des agents dans le circuit, cliquez sur le nom des rôles :

new_DI_5

 

 

  • Onglet « Renseignement »

Les champs de l’onglet « Renseignements » sont définis comme suit :

Objet : L’objet du courrier est celui complété précédemment, vous pouvez le modifier si besoin.

Suivi par: Ajouter un membre de l’organisation qui apparaîtra comme l’agent référent sur le courrier

Référence: Si vous n’avez pas pré-défini de référence précédemment, vous pouvez en ajouter une à cette étape.

hashtag: cela permet d’attribuer un mot-clé sur le document

Date d’émission: La date d’émission correspond à la date où le document a été émis dans le Hub. La date du jour de l’émission du document dans le Hub est apposé par défaut. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône calendar

Ajouter un autoform : Un autoform est un formulaire personnalisé créé par votre administrateur. Cela permet d’ajouter des champs afin d’ajouter des éléments non-proposés par défaut.

new_DI_6

 

  • Onglet « option »

– Appliquer un délai de traitement: Normal, Rapide, Urgent. Le délai « Normal » est appliqué par défaut. Vous avez également la possibilité de choisir le nombre de jours que vous souhaitez appliquer :

 

option_délai_autreoption_délai_autre_insert

– Traité comme « confidentiel » : Si une délégation est en cours, le délégué n’aura pas accès au document indiqué comme étant confidentiel.

 

  • Onglet « pièce jointe »

L’onglet « pièce jointe » va vous permettre d’associer un document au document principal. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « ajouter » et récupérer le document dans les fichiers de votre poste de travail.

Le document est ensuite ajouté. Vous pouvez le supprimer en cochant la case de sélection à gauche du nom du document. Si ce document est dans un format éditable, vous pouvez le modifier directement en choisissant l’option « applet ». Si ce n’est pas le cas, vous pouvez charger un autre document en choisissant l’option « manuellement ».

Le nombre de pièce jointe n’est pas limité, tout comme leur taille.

 

new_mail_out_pj

 

  • Onglet « Annotation »

 

L’onglet « annotation » vous permet d’ajouter des commentaires destinés au circuit de validation. Vous avez la possibilité d’écrire un commentaire et d’ajouter un document.

Vous pouvez également gérer la visibilité de ce commentaire en sélectionnant l’option « public » ou « privé. Dans l’option « privée », vous pourrez sélectionner les personnes dans le circuit. Pour cela, il suffit de cocher la case de sélection à gauche de leur nom

new_mail_out_annotation

 

  • Onglet « Courriers liés »

Vous pouvez ajouter un autre courrier à lier au courrier sortant.

 

new_mail_out_courrierslies

 

  •  Onglet « Dossiers »

L’onglet « Dossier » vous permet de lier le document interne vers un dossier ou plusieurs dossier(s) de votre GED. Pour avoir la procédure du transfert d’un courrier dans la GED, rendez-vous sur la partie « Transférer un courrier dans la GED » sur cette page.

 

new_mail_out_dossier

 

 

 Définir l’emplacement de la signature numérique du signataire

Pour le choix de l’emplacement de la signature numérique d’un signataire, vous avez  deux possibilités : les tags de signature et le designer.

 

  • Tag de signature

Si vous choisissez les tags de signature, rendez-vous sur cette page : Utilisation et liste des tags.

 

  • Designer de signature

new_mail_out_designer

Dans la fenêtre de gestion des signatures, cliquez sur le nom du signataire dans la colonne de gauche (1) puis positionnez la zone jaune (2) (symbolisant la futur signature numérique) à l’endroit où vous souhaitez que la signature du signataire apparaisse. Pour déplacer la zone jaune,  placez votre curseur sur la zone puis restez appuyé pour changer son positionnement :

 

new_mail_out_designer2

 

new_mail_out_designer4

Le designer n’ajoute pas par défaut les signature sur toutes les pages du document. Si votre document contient plusieurs pages, utilisez la barre de pagination afin d’atteindre les pages suivantes et de positionner la signature :

new_mail_out_barre_pagination

Une fois toutes les signatures apposées sur le document, vous pouvez valider puis retourner sur l’interface pour envoyer le document dans le circuit.

 

Vous pouvez faire ce même travail pour les viseurs. Si les viseurs inclus dans le circuit ont le visa numérique de paramétré, ils pourront l’apposer sur le document à l’emplacement que vous aurez choisi.

 

4. Emission du courrier dans le circuit

Si votre document est prêt à être envoyé dans le circuit, il vous suffit de cliquer sur le bouton « envoyer » et le document sera envoyé au premier agent à réaliser une action :

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