LegalBox – Documentation en ligne

Créer un document pour publipostage


--Télécharger "Créer un document pour publipostage" en PDF --


Créer un document pour publipostage

 

Pour créer un document destiné au publipostage, vous devez créer une liste de diffusion au préalable. Pour cela, il faut utiliser la fonction groupe de contacts disponible dans l’onglet « Contact » de  l’interface.

 

 1. Créer un groupe de contacts

 

  • Tout d’abord, il faut se rendre sur la page « contact » (1) de l’interface, cliquez ensuite sur le bouton « groupe » (2) puis sur le bouton « ajouter un groupe » (3) :

 

add_group

 

  • Complétez le formulaire d’ajout d’un groupe :

 

add_group_window

 

  • Ajoutez des contacts dans un groupe, pour cela double-cliquez sur la ligne du groupe liée au groupe.

 

  • Puis cliquez sur le bouton « ajouter un contact » :

 

add_contact_ingroup

 

  • Sélectionnez un contact issu de votre base de contacts :

 

selection-contact

 

  • Le contact a été ajouté au groupe :

 

selection-contact2

 

Pour en savoir plus sur la gestion du carnet d’adresse dans l’application, rendez-vous sur la page dédiée .

 

2. Créer un document pour publipostage

 

Pour créer un nouveau document sortant destiné à un publipostage, retournez sur l’interface principale en cliquant sur « accueil » :

 

bouton_accueil

 

  • Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau » (1) puis sélectionnez «courrier sortant» (2) dans la liste:

 

mailing_cs

 

  • La fenêtre de configuration du document sortant s’ouvre. Complétez les informations demandées :

 

new_mail_out_config

 

« Destinataire« 

 

C’est au niveau du champ « destinataire » que vous allez pouvoir définir le document comme étant destiné au publipostage. 2 fenêtres vont se succéder dans la sélection d’un destinataire.

 

La première fenêtre à apparaître permet de définir le type de contact comme étant un groupe. Pour cela, cliquez sur « sélectionner un groupe de contact ».

 

mailing_destinataire_groupe

 

La seconde fenêtre permet de choisir le groupe identifié comme étant le destinataire du document sortant. Pour cela, cochez le groupe (1) souhaité puis cliquez sur « valider » (2)

 

mailing_destinataire_groupe_select

 

« Circuit« 

 

Définissez le circuit de diffusion et de validation en sélectionnant le signataire du document. Ensuite l’interface calcule automatiquement le circuit de validation entre l’émetteur et le signataire. Vous pouvez sélectionner un signataire directement via l’organigramme ou choisir un modèle de circuit.

 

Si vous choisissez « organigramme » :

 

1- Cliquez sur le bouton « sélectionner »

 

mailing_organigramme

 

2-  Cliquez sur l’utilisateur à définir comme le signataire

 

mailing_organigramme_circuit

 

Si vous choisissez « modèle » :

 

1 – Sélectionnez l’option « modèle » puis cliquez sur « sélectionnez »

 

mailing_organigramme_model

 

2 – Cliquez sur le champ sur la flèche pour faire apparaître le menu déroulant puis sélectionnez le modèle dans la liste

 

mailing_organigramme_model_select

 

« Renseignement« 

 

Remplissez l’objet et la référence (si besoin) de votre document, puis cochez également « convertir en PDF/A »

 

mailing_renseignement

 

« Document principal« 

 

Pour un document destiné à un publipostage, vous devez utiliser un fichier Word contenant des tags qui seront remplacés avec les informations de chaque contact du groupe (une copie du document est créée par contact avec les tags remplacés).

Si vous n’utilisez pas les tags pour la partie destinataire de votre courrier, les coordonnées personnalisées ne seront pas affichés (ex: Nom et prénom du destinataire, adresse postale, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, etc.)

Afin d’assurer correctement le remplacement des tags, notamment pour la partie coordonnée du destinataire, vérifiez que les fiches de vos contacts soient dûment complétées.

Il n’y a pas de contraintes  ni dans l’ordre des tags, ni de leur emplacement dans le document, ni dans leur nombre.

Vous pouvez également utilisez d’autres tags relatifs à la date de signature, à la référence et au numéro de chrono du courrier, etc. Retrouvez sur la page Liste des tags , les tags remplacés par l’application et leur règle de gestion.

 

Ci-dessous un exemple de courrier avec insertion de tags :

mailing_tags_word

Cliquez sur « Parcourir » pour charger le document dans l’application

 

mailing_doc_principal

 

Une fois,  le document paramétré, cliquez sur « valider ».

 

mailing_config_ok

 

3. Placement de la signature, ajout d’option et envoi dans le circuit

 

Après avoir configuré le document, vous revenez sur l’interface et votre document s’affiche sur la droite:

 

mailing_doc_interface

 

Placement de la signature

 

  • Placez la signature via le gestionnaire de signature.

 

« Placez les signatures » revient à définir l’emplacement de la signature scannée du signataire dans le document. Utilisez cette fonction, si vous n’avez pas déjà inséré des #signature1# dans le document original. Dans le cas contraire, passez à l’étape suivante.

 

Pour ouvrir le gestionnaire de signature, cliquez sur « gérer les signatures » :

 

mailing_gestionnaire_signature

 

Une fenêtre s’ouvre pour placer la signature.

 

Cliquez sur le nom du signataire :

 

mailing_gestionnaire_signature_window

 

Pour déplacer la signature, mettre le curseur sur le carré jaune. Vous verrez alors apparaître l’icône icone_deplacement.

 

Restez alors appuyé sur le carré jaune puis déplacez-le jusqu’à l’emplacement souhaité :

 

mailing_gestionnaire_signature_placement

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur l’option « prévisualiser ». Cela permet de voir à l’avance l’affichage de la signature scannée sur le document. Quand vous cliquerez sur ce bouton, le document s’ouvrira dans votre lecteur PDF  :

 

mailing_gestionnaire_signature_previsualiser

 

Une fois la signature placée, cliquez sur « valider » :

 

mailing_gestionnaire_signature_placement3

 

Autres options

 

Après avoir validé le placement de la signature, vous revenez sur l’interface.

 

  • Si toutes les informations sont correctes (circuit de diffusion, renseignement, annotation, etc.), vous pouvez passer à la dernière étape : « envoyer ».

 

  • Si vous souhaitez ajouter des éléments avant envoi, voici ce qui vous est proposé :

 

Modifier le circuit : vous pouvez modifier le circuit en cliquant sur le rôle dans le circuit.

 

1-  Clic sur le rôle

 

mailing_modif_circuit

 

2- Ouverture de la fenêtre de sélection de l’utilisateur

 

mailing_modif_circuit_select

 

mailing_modif_circuit_select2

 

Modifier les renseignements du document : Vous pouvez ajouter des informations dans l’onglet renseignement

 

– Changer l’objet

– Ajouter un agent dans le champ « suivi par »

– Changer la référence

– Ajouter un autoform (nb: un autoform est un formulaire personnalisé créé par votre administrateur).

 

mailing_renseignement_tab

 

Modifier les options de traitement : Vous pouvez changer le délai de traitement par défaut et ajouter un niveau de confidentialité

mailing_autre_option

 

Vous pouvez appliquer un délai de traitement: Normal, Rapide, Urgent. Le délai « Normal » est appliqué par défaut. Vous avez également la possibilité de choisir le nombre de jours que vous souhaitez appliquer :

 

option_délai_autreoption_délai_autre_insert

 

Le document peut être traité comme « confidentiel » en cochant la case « confidentiel ». Si une délégation est en cours, le délégué n’aura pas accès au document indiqué comme étant confidentiel.

 

Ajouter des pièces jointes : Vous pouvez ajoutez des pièces jointes au document principal

 

L’onglet « pièce jointe » va vous permettre d’associer un document au document principal. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « ajouter » et récupérer le document dans les fichiers de votre poste de travail.

 

mailing_pj

 

Le document est ensuite ajouté. Vous pouvez le supprimer en cochant la case de sélection à gauche du nom du document.

 

Le nombre de pièce jointe n’est pas limité, tout comme leur taille.

 

Ajouter des annotations: Vous pouvez ajouter des commentaires au document

 

L’onglet « annotation » vous permet d’ajouter des commentaires destinés au circuit de validation. Vous avez la possibilité d’écrire un commentaire et d’ajouter un document.

 

Vous pouvez également gérer la visibilité de ce commentaire en sélectionnant l’option « public » ou « privé. Dans l’option « privée », vous pourrez sélectionner les personnes dans le circuit. Pour cela, il suffit de cocher la case de sélection à gauche de leur nom :

 

mailing_annotation

 

mailing_annotation2

 

Lier le document à un autre courrier – « Courriers liés »

 

Vous pouvez ajouter un autre courrier à lier au courrier sortant.

 

mailing_courrier_lie

 

mailing_courrier_lie2

 

Lier à une dossier de la GED – « Dossiers »

 

L’onglet « Dossier » vous permet de lier le document entrant vers un dossier ou plusieurs dossier(s) de votre GED. Pour avoir la procédure du transfert d’un courrier dans la GED, rendez-vous sur la partie « Transférer un courrier dans la GED » sur cette page.

 

mailing_dossier

 

mailing_dossier2

 

Envoi dans le circuit

Quand toutes les informations sont correctes, vous pouvez envoyer le document en signature en cliquant sur « envoyer »

mailing_envoi_circuit

OUVRIR UN TICKET