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Importer un flux de documents


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Importer un flux de documents

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page « accueil » de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

1. Préparer son flux de documents

 

Avant de commencer l’import de flux de documents, vous devez vous assurer d’avoir un flux de documents avec des séparateurs en QRcode.

 

Avant  la numérisation des documents, vous devez séparer chaque type de documents (par ex: documents finance, documents RH…) par un QRcode (comment générer un QR Code ?) (paramétré par avance avec des informations permettant de définir le service destinataire du document)  imprimé sur une feuille séparée. Cette préparation vous permettra de gagner du temps dans l’enregistrement de votre flux de documents.

 

numerisation_doc

 

2. Importer  le flux de document

 

Pour importer un flux de documents dans l’application, vous devez:

 

  • Cliquer sur l’onglet « Documents » dans la barre de menu:

 

import_doc_button

 

  • Après l’ouverture de l’onglet, les précédents flux importés sont affichés. Vous pouvez les ouvrir en double-cliquant dessus :

import_flux_new_1

 

 

  • Ensuite cliquer sur le bouton « ajouter un flux » :

 

import_doc_ajout_flux

  • Une fenêtre pour rechercher le flux de documents s’ouvre. Cliquez sur « parcourir » pour récupérer le flux dans les fichiers de votre ordinateur:

 

import_flux_ajout

 

  • Votre navigateur ouvre la fenêtre de recherche de votre flux sur votre ordinateur. Une fois le fichier de flux sélectionné, cliquez sur le bouton « ouvrir ».

 

choix_fichier_import

 

  • L’interface télécharge votre flux. A la fin du téléchargement, cliquez sur « ok » pour revenir sur l’application:

 

import_flux_ajout_ok

 

  • Après avoir chargé le flux dans l’application, l’interface reconnaît la séparation des documents grâce au QR Code, dans notre exemple d’import de flux, vous pouvez constater que le hub a respecté la séparation :

 

import_flux_5

 

Comme vous pouvez le constater, des icônes sont placés en bas à gauche des pages. Ces icônes permettent de définir la nature de la page par rapport à l’ensemble des autres pages. Pour faire apparaître l’icône qui correspond, sélectionnez la page puis:

 

  • Cliquez sur l’icône jusqu’à faire apparaître celle voulue

ou

  • Cliquez sur le champ « sélectionnez » qui fera apparaître les différents choix de statut et cliquez sur l’option souhaitée:

 

import_doc_flux

 

  • Définition des icônes :

 

dossier_flux : Cette icône apparaît sur les feuilles de QR code pour identifier un dossier destiné à un service (pouvant contenir plusieurs courriers/documents différents.)

 

enveloppe_courrier : Cette icône permet de définir la première page d’un courrier/ou document (si vous attribuez cette icône à la feuille suivante, cela signifie que ce sont 2 courriers différents)

 

doc_courrier : Cette icône permet de définir les pages suivantes d’un courrier/document (cela permet de définir l’appartenance des différentes pages d’un courrier/document)

 

pj : Cette icône permet de définir la pièce jointe ou annexe d’un courrier/document

 

corbeille : Cette icône permet de supprimer une page quand le flux sera traité

 

  • Après avoir défini la nature des pages, vous pouvez cliquer sur le bouton « Traiter le flux »

 

import_doc_flux_traitement

 

3. Traiter le flux

 

Lorsque vous lancez le traitement du flux, l’interface vous ouvre une fenêtre pour confirmer le lancement du traitement:

 

lancement_traitement_flux

 

  • Cliquez sur le bouton « lancer le traitement »

 

Après le lancement du traitement, l’ensemble des courriers est déposé dans la bannette « brouillon » à partir de laquelle vous allez pouvoir les traiter.

 

A Noter:

L’une des particularités de la fonctionnalité d’import de flux réside dans la reconnaissance des données de l’expéditeur à partir du courrier océrisé.

A partir du moment où le flux a été traité, l’émetteur retrouve les courriers avec les circuits pré-remplis en fonction du QR code associé lors de la numérisation.

La seule donnée manquante dans la fiche de circulation est l’identité de l’expéditeur.  Pour cela, soit l’expéditeur est déjà répertorié en tant que contact dans votre base de données alors vous pouvez le sélectionner dans la recherche (cf documentation « création d’un courrier entrant ») soit vous créez un contact et récupérez les données de l’expéditeur via l’outil de LAD :

 

1| Cliquez sur le bouton « expéditeur » dans la fiche de circulation du courrier

 

import_flux_expediteur

 

2| La fenêtre pour sélectionner un contact s’ouvre.

A partir de cette fenêtre, vous pouvez vérifier si votre contact existe déjà dans votre carnet d’adresse. Pour cela, indiquez dans le champ « habituel » ou « occasionnel » les 3 premiers caractères du nom, prénom ou raison sociale de l’entreprise. Une liste de contacts apparaît, il suffit de cliquer sur le contact correspondant à votre recherche pour le sélectionner:

 

contact_existant

 

Si le contact n’existe pas, vous pouvez créer un contact en cliquant sur la flèche à droite du champ « Habituel » pour faire apparaître « (créer un nouveau contact) » puis cliquez sur cette option :

 

ajout_expediteur_new_contact

 

3| Pour l’ajout d’un nouveau contact, la fenêtre d’ajout s’ouvre. Vous avez deux choix possibles pour compléter les coordonnées du contact : remplir manuellement le formulaire OU utiliser la capture de zone :

 

capture_contact

  • Remplir manuellement le formulaire: pour cela, cliquez sur les champs dans la colonne de droite et tapez les données correspondantes.

 

  • Utiliser la capture de zone : cette option permet de capturer des données à partir de la zone jaune. Placez le carré jaune sur l’emplacement des informations de l’expéditeur (si vous souhaitez visualiser le document en plus grand, cliquez sur le bouton « télécharger »).

1| Déplacez la zone (jaune) de capture à l’endroit contenant les informations pour pré-remplir la fiche de contact.

2| Cliquez sur le bouton « capturer » :

3| Après le traitement de la capture, les données s’affichent dans le champs de texte (sous les boutons « capturer », « pré remplir », « options »)

4| Si les données ne sont pas correctes, vous pouvez les modifier dans le champ texte. Si tout est correct, vous pouvez cliquer sur « pré-remplir » :

Les champs de la fiche de contact (à gauche) sont complétés.

 

capture_contact

 

NB 1 : Si la taille de la zone par défaut ne convient pas, vous pouvez l’agrandir en plaçant votre curseur sur un angle et étirer la zone.

 

lad_reconnaissance_exp_5

 

NB 2 : D’autres options de remplissage sont disponibles dans le menu « options »

capture_contact_options

 

Vous pouvez compléter manuellement les champs manquants ou copier/coller à partir du document. Pour cela, ouvrez le fichier pdf en cliquant sur « télécharger » dans le menu « options ». Le document s’ouvre dans une autre fenêtre, vous pouvez alors sélectionner des phrases dans le texte puis les copier et les coller par la suite dans la fiche du contact.

 

Une fois la fiche complétée correctement, vous pouvez cliquer sur le bouton « valider »

4. Envoyer le courrier entrant dans le circuit

Il est encore possible de modifier ces champs à l’étape actuelle. Pour supprimer, une des personnes indiquées, il suffit de cliquer sur la croix à droite du nom. Pour ajouter des agents, cliquez sur le nom des rôles.

 

creation_courrir_entrant_brouillon

 

  •  Ajouter des agents dans le circuit en visa préalable

Pour ajouter une ou des personne(s) dans le circuit ou en remplacement des personnes précédemment supprimées.

Prenons l’exemple de l’ajout d’un agent en visa préalable.

Il vous suffit de cliquer sur le bouton indiquant le nom du rôle dans le circuit:

 

creation_courrier_entrant_visa

creation_courrier_entrant_visa2

 

 

Dès que vous avez sélectionné l’agent à ajouter au circuit, l’interface intègre automatiquement le changement et vous retournez sur l’interface (cliquez sur le bouton « annuler » pour annuler l’action).

L’agent a été correctement ajouté au circuit en tant que viseur:

creation_courrier_entrant_visa3

 

A noter: Si vous avez plusieurs personnes en visa préalable, il existe plusieurs modes dans l’attribution de l’action de « viser ». Pour changer les différents modes, il suffit de cliquer sur le petit bandeau bleu jusqu’à voir apparaître le mode que vous souhaitez.

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