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Réception et traitement d’un courrier entrant par un agent


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Réception et traitement d’un courrier entrant par un agent

 

bulle NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

1. Consultation des documents à valider

 

Lorsqu’un utilisateur se connecte à son compte sur l’interface, il peut voir sur son tableau de bord (bandeau de gauche) si sa bannette personnelle contient des documents à valider. Il peut rapidement identifier cette information car le nombre de documents à valider est noté entre parenthèse à droite de l’onglet « Boîte de réception »:

 

recepetion_doc_bannette_perso

 

2. Ouverture des documents « A valider »

 

Cliquez sur  l’onglet  » Boîte de réception » :

 

choix_mailin_bannette_perso

 

3. Actions sur le courrier entrant

 

Si le document est un courrier entrant, et que vous êtes définis en « pour action » dans le circuit de validation, l’interface vous propose les actions suivantes :

  • Répondre

L’action « Répondre » permet de créer un document sortant en réponse au courrier entrant. Le courrier entrant et le courrier sortant sont alors automatiquement liés ensemble.

L’action de « Répondre » ouvre une fenêtre de paramètre du nouveau courrier sortant avec les champs suivants à compléter :

 

reponse_mail_in

 

« externe »: Par défaut, l’application met en destinataire du courrier sortant, l’expéditeur du courrier entrant. Vous pouvez modifier cette personne en cliquant sur la croix à droite du nom.

« circuit »: Définir le circuit de diffusion du courrier sortant en utilisant l’organigramme ou un modèle de circuit pré-enregistré. Pour choisir le circuit dans l’organigramme ou dans le modèle, cliquez sur le champ vide, un menu déroulant apparaît ou cliquez sur « sélectionner ».

« renseignements »: Par défaut, l’application reprend l’objet du courrier/document entrant en y ajoutant devant « Re ». Vous pouvez modifier cet objet si vous le souhaitez. Vous pouvez également choisir de clôturer le courrier lié lors de l’envoi du courrier sortant en cochant la case correspondante (par défaut, la case est cochée).

« document principal »: Cette étape permet de choisir le courrier/document sortant à partir des fichiers de votre ordinateur ou de modèles enregistrés dans l’application.

 

  • Transférer

L’action « Transférer » permet de définir un agent en tant que responsable de la réponse.

L’agent pourra effectuer les actions Refuser, Transférer, Clôturer et Répondre.

Lorsque le choix « transférer » est sélectionné, la fenêtre ci-dessous s’ouvre. L’utilisateur peut alors :

Ajouter des consignes de traitement dans l’onglet « commentaires » (elles seront ajoutées en annotations), Choisir le responsable de la réponse parmi les membres de son service (depuis le menu déroulant),

Ajouter des personnes pour action / pour avis / en copie

action_affecter

 

Après la validation de cette étape, la personne affectée au document verra le document apparaître dans sa  boîte de réception.

  • Refuser

L’action « Refuser » renvoie le document à l’agent sélectionné en « pour action » dans le circuit de diffusion.

Si l’option « Refuser » est choisie, l’application ouvre une fenêtre qui propose à l’utilisateur d’ajouter un commentaire relatif au refus et de sélectionner l’agent « pour action » qui traitera le document refusé (le nouveau « pour action » reprendra le rôle dans le circuit de l’agent refusant le courrier).

Cette fenêtre vous permet également de sélectionner l’option « retour à l’émetteur », cette option renvoie le document à l’émetteur. Ce dernier reçoit le courrier dans sa bannette ‘à traiter’ , il peut soit clôturer ce courrier, soit le refaire.

Dans ce cas, l’application génère un nouveau ‘courrier’ – copie du précédent – dans sa bannette ‘en brouillon’ sur lequel l’émetteur peut changer ou modifier le document, modifier le circuit puis à nouveau l’envoyer (le courrier refusé sera clôturé automatiquement).

 

refuser_mailin

 

→ Pour savoir comment modifier un courrier quand il a été refusé, rendez-vous sur la page « Modifier un courrier »

  • Clôturer

L’action « Clôturer » permet de clôturer un courrier.

Le courrier sera archivé sans traitement supplémentaire. Cette action est à utiliser dans le cas d’un courrier ne nécessitant pas de réponse, et n’ayant pas à être diffusé à une autre personne.

 NB: une fois l’action choisie, vous pouvez cliquer sur le bouton « valider » pour configurer l’action.

 

4. Options du document

L’interface vous propose plusieurs options sur le document pour obtenir des informations sur ses caractéristiques ou pour entrer dans d’autres modes de visualisation

 

4.1 Les options de visualisation

  • Affichage du document dans le navigateur : Quand vous êtes sur le bandeau de droite, cliquez sur la flèche à droite du nom du fichier puis sélectionnez l’option « Afficher ». Le document s’ouvre alors dans un nouvel onglet.

 

optionsupp_new_tab

  • Téléchargement du document « principal »: si vous souhaitez télécharger le document dans son format original, cliquez sur le menu déroulant « nomdudocument » puis sélectionnez l’option « télécharger » puis « fichier original ».

 

optionsupp_download_fichier

 

  • Option « version pdf »: Cette option vous permet d’afficher le document , de télécharger le document et ses révisions et d’activer le lecteur pdf dans le bandeau de droite

 

traitement_doc-in_optpdf

 

 4.2 Générer un rapport de circulation

L’option « Générer un rapport » permet de donner l’état d’avancement du document entrant dans le circuit à un instant T.

Ce rapport généré par l’application permet d’indiquer les personnes dans le circuit qui ont traité le document (en indiquant la date et l’heure) et ceux qui n’ont pas encore traité le document. L’historique détaillé du document indique également les propriétés de celui-ci.

Pour accéder à ce rapport, vous devez:

  • Cliquez sur « courrier »
  • Puis cliquez sur « générer le rapport »

 

traitement_doc-in_rapport

 

Sur ce document, vous retrouverez les informations suivantes :

  • Nom du document
  • Référence
  • Le « suivi par »
  • Service émetteur et le rédacteur
  • Type de document et date d’émission
  • Date et heure du rapport
  • Nombre de pièce jointe (la pièce jointe est attachée au rapport par défaut mais vous pouvez la détacher en décochant la case « Afficher les pièces jointes »)

traitement_doc-in_rapport_2

Vous pouvez envoyer ce rapport par mail en cliquant sur le bouton « envoyer par email ». Une fenêtre pour configurer l’envoi par email s’ouvre. Dans cette fenêtre, vous devez:

  • Entrez le destinataire: vous pouvez taper les 3 premières lettres du nom ou prénom d’un contact enregistré dans l’interface (si son adresse email a été précisée dans sa fiche) ou taper directement l’adresse email du destinataire.
  • Entrez le destinataire en copie (si besoin)
  • Indiquez l’objet de l’email
  • Remplissez le corps de l’email
  • Cliquez sur « envoyer »

traitement_doc-in_rapport_email

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