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Création d’un courrier entrant


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Création d’un courrier entrant

 

 

bulle  NB: Assurez-vous d’être dans la page «accueil» de l’interface comme ci-dessous:

 

bouton_accueil

 

Table des matières:

1. Création d’un nouveau courrier/document entrant

2. Compléter la fiche information du nouveau courrier entrant

3. Définition du circuit et des propriétés du document/courrier entrant

4. Emission du courrier dans le circuit

 

1. Création d’un nouveau courrier/document entrant

 

Pour créer un nouveau courrier entrant dans le Hub, cliquez sur « Nouveau » > « courrier entrant » (veillez à vérifier si vous êtes bien sur la page « accueil » de l’interface)

 

new_mail_in

 

2. Compléter la fiche information du nouveau courrier entrant

 

creation_courrier_entrant

 

Pour commencer la création d’un nouveau courrier entrant, il est nécessaire de compléter les informations suivantes:

 

  • Expéditeur du courrier : Cliquez sur « expéditeur», une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvre.

 

A partir de cette fenêtre, vous pouvez vérifier si votre contact existe déjà dans votre carnet d’adresse. Pour cela, indiquez dans le champ « habituel » ou « occasionnel » les 3 premiers caractères du nom, prénom ou raison sociale de l’entreprise. Une liste de contacts apparaît, il suffit de cliquer sur le contact correspondant à votre recherche pour le sélectionner:

 

ajout_expediteur_mail_in2

 

Si le contact n’existe pas, vous pouvez créer un contact en cliquant sur la flèche à droite du champ « Habituel » (1) pour faire apparaître « (créer un nouveau contact) » puis cliquez sur cette option :

ajout_expediteur_new_contact

⇒ voire « créer un nouveau contact »

 

Si le courrier entrant possède plusieurs expéditeurs, vous pouvez ajouter un groupe de contact.

› Cliquez sur « sélectionner un groupe de contact »

ajout_expediteur_groupe

Cochez le groupe correspondant (1) puis validez (2)

ajout_expediteur_groupe2

⇒ Pour créer un nouveau groupe, voir « Gestion des groupes de contact »

  • Choix du circuit: 

1| Vous pouvez choisir l’agent « pour action » en choisissant le service puis la personne :

› Cliquez sur le champ « pour action » (1)

› Puis sélectionnez dans la liste le service (2)

choix_circuit_mail_in

Cliquez sur la personne « pour action » dans la liste (3)

choix_circuit_mail_in2

 

 

2| Vous pouvez également cliquer sur le bouton « sélectionner », cela permet d’afficher directement la liste des services avec leurs différents agents :

 

new_mail_in_select_service

 

choix_circuit_mail_in3

 

 

3| Il est également possible de choisir le circuit via des modèles enregistrés

› Cliquez sur le bouton « modèle » (1)

› Cliquez sur le bouton « sélectionner » (2)

choix_circuit_mail_in-_modelepng

choix_circuit_mail_in-_modele2

⇒ Voir aussi  » Modèle de circuit » (documentation pour créer un modèle de circuit)

 

  • « Émettre en tant que »: si vous avez plusieurs fonctions dans l’organigramme, vous pouvez choisir la fonction avec laquelle vous souhaitez émettre le courrier en cliquant sur le menu déroulant

 

new_mail_in_emettre_en_tant

 

  • Objet du courrier
  • Suivi par
  • Référence (si vous ne saisissez pas de référence et que vous laissez cocher la case « générer la référence si elle est vide », l’application génère une référence automatiquement)
  • Choix du document: Le document associé peut être un document que vous téléchargez depuis votre ordinateur, un document enregistré comme modèle dans l’application ou un document qui a été associé au modèle de circuit.

Cliquez sur le bouton « valider » pour revenir sur l’interface terminer la configuration du courrier avant envoi.

 

3. Définition du circuit et des propriétés du document/courrier entrant

 

Après la validation de l’étape précédente, le document s’affiche dans le bandeau de droite. La fenêtre « propriété » s’ouvre également.

A partir de cette fenêtre, plusieurs fonctionnalités vous sont proposées. Certains champs sont pré-remplis avec les données qui ont été associées lors de l’étape précédente (les champs concernés sont: Expéditeur, Pour action, Objet, Référence).

Il est encore possible de modifier ces champs à l’étape actuelle. Pour supprimer, une des personnes indiquées, il suffit de cliquer sur la croix à droite du nom. Pour ajouter des agents, cliquez sur le nom des rôles.

 

creation_courrir_entrant_brouillon

 

  •  Ajouter des agents dans le circuit en visa préalable

Pour ajouter une ou des personne(s) dans le circuit ou en remplacement des personnes précédemment supprimées.

Prenons l’exemple de l’ajout d’un agent en visa préalable.

Il vous suffit de cliquer sur le bouton indiquant le nom du rôle dans le circuit:

 

creation_courrier_entrant_visa

creation_courrier_entrant_visa2

 

 

Dès que vous avez sélectionné l’agent à ajouter au circuit, l’interface intègre automatiquement le changement et vous retournez sur l’interface (cliquez sur le bouton « annuler » pour annuler l’action) :

 

L’agent a été correctement ajouté au circuit en tant que viseur:

 

creation_courrier_entrant_visa3

 

A noter: Si vous avez plusieurs personnes en visa préalable, il existe plusieurs modes dans l’attribution de l’action de « viser ». Pour changer les différents modes, il suffit de cliquer sur le petit bandeau bleu jusqu’à voir apparaître le mode que vous souhaitez.

 

Les différents modes sont:

 

bouton_visa_hierarchieMode « hiérarchie »: Les chiffres « 1 » et « 2 » correspondent à la hiérarchie dans le visa. Tant que la première personne dans le circuit n’a pas visé, la seconde n’aura pas l’action de viser.

Vous pouvez changer l’ordre des agents viseurs en réalisant une action de « drag & drop ». Si vous souhaitez inverser le 1er viseur et le 2eme viseur, cliquez sur le 1er viseur (c’est-à-dire cliquez sur le nom du viseur, à droite du bouton « visa préalable »), restez appuyer puis faites le glisser au niveau du premier viseur. Automatiquement, le 2ème viseur montra dans l’ordre des visas et deviendra 1er viseur:

changer_ordre_role

 

bouton_visa_elementMode « aléatoire »: Le mode aléatoire permet de ne pas définir d’ordre de visa. Les deux personnes doivent viser le courrier sortant mais il n’y pas d’ordre dans l’attribution du visa.

 

bouton_visa_aleatoireMode  » un élément » : ce mode dans l’attribution des visas permet de définir le besoin d’un seul visa pour que le courrier sortant monte dans le circuit de validation.

 

  • 3.1 L’onglet « historique»

Vous retrouverez les actions qui ont été faites sur le courrier au cours de son traitement.

 

  • 3.2  L’onglet « renseignements »

Les champs de l’onglet « Renseignements » sont les suivants:

 

onglet_renseignement_new

 

Objet : l’objet du mail est celui complété précédemment, vous pouvez le modifier si besoin.

 

Canal de réception: Le champ « canal de réception » permet de définir le canal de réception du document entrant. La valeur peut-être :

  • Courrier papier
  • Fax
  • Fichier
  • Courriel
  • Appel téléphonique
  • Pas de document associé
  • Autre

Suivi Par : si vous définissez un « suivi par », il apparaîtra dans le tampon apposé après envoi dans le circuit.

 

Référence

Numéro de chrono: Un numéro de chrono est généré automatiquement et il est non-modifiable. Avec le bouton « positionnement », vous pouvez apposer ce numéro où vous le souhaitez sur votre document.

Date du document : vous pouvez ajouter une date autre que la date d’émission et de réception

 

Date d’émission: La date d’émission correspond à la date où le document a été émis dans le Hub. La date du jour de l’émission du document dans le Hub est apposé par défaut. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône calendar

 

Date de réceptionLa date du jour de réception du document correspond à la date où le document a été réceptionné. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône calendar

 

  • 3.3 Onglet « option »

Cet onglet va permettre de définir des options de traitement sur le document. Vous pouvez appliquer un délai de traitement: Normal, Rapide, Urgent. Le délai « Normal » est appliqué par défaut. Vous avez également la possibilité de choisir le nombre de jours que vous souhaitez appliquer :

 

option_délai_autreoption_délai_autre_insert

 

Le document peut être traité comme « confidentiel ». Si une délégation est en cours, le délégué n’aura pas accès au document indiqué comme étant confidentiel. L’application permet aussi d’indiquer à la personne étant responsable de la réponse, qu’il faut envoyer un accusé de réception. L’accusé de réception permettant de signifier à l’expéditeur que le courrier a été reçu, et qu’il est en cours de traitement.

 

CS_option_tab

 

  • 3.4 Onglet « pièce jointe »

L’onglet « pièce jointe » va vous permettre d’associer un document au document principal. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « ajouter » et récupérer le document dans les fichiers de votre ordinateur.

 

onglet_piece_jointe

 

Le document est ensuite ajouté. Vous pouvez le supprimer en cochant la case de sélection à gauche du nom du document.

Le nombre de pièce jointe n’est pas limité, tout comme leur taille.

 

  • 3.5 Onglet « Annotation »

L’onglet « annotation » vous permet d’ajouter des commentaires destinés au circuit de validation. Vous avez la possibilité d’écrire un commentaire et d’ajouter un document.

Vous pouvez également gérer la visibilité de ce commentaire en sélectionnant l’option « public » ou « privé. Dans l’option « privée », vous pourrez sélectionner les personnes dans le circuit.

 

onglet_annotation

onglet_annotation2

 

  • 3.6 Onglet « Courriers liés »

Vous pouvez lier un courrier déjà présent dans le hub à votre document principal.

 

onglet_courrier_lie2

 

Pour rechercher un courrier, il suffit de faire une recherche par mots-clés puis de sélectionner parmi la recherche le courrier recherché.

 

  • Onglet « Dossiers »

L’onglet « Dossier » vous permet de lier le document entrant vers un dossier ou plusieurs dossier(s) de votre GED. Pour avoir la procédure du transfert d’un courrier dans la GED, rendez-vous sur la partie « Transférer un courrier dans la GED » sur cette page.

 

bulleNB: Après avoir rempli la fiche de circulation et avoir complété les autres onglets, le bouton « Envoyer » doit être cliquable. Si ce n’est pas le cas, un ou plusieurs champs obligatoires ne doivent pas être renseignés.

 

Pour connaître, les champs à compléter, il vous suffit de placer votre curseur sur le bouton « Envoyer » et une fenêtre s’affiche en vous indiquant les champs manquants.

 

tootltip_mail_in

 

Placement du tampon d’entrée du document

Un tampon est apposé à l’envoi du document dans le circuit avec les informations suivantes : date de réception / suivi par / responsable de réponse /  n° de chrono

tampon_CE

 

Ce tampon peut être placé où vous le souhaitez dans le document. Pour cela, cliquez sur le bouton « gérer les tampons » :

 

tampon_CE_2

Sur la fenêtre de placement du tampon, cliquez sur la zone jaune (symbole du tampon) puis rester appuyer dessus tout en le déplaçant à l’emplacement souhaitée :

tampon_CE_4_bis

 

Cliquez ensuite sur le bouton « valider ».

 

4 . Emission du courrier dans le circuit

 

Pour émettre le courrier dans le circuit de diffusion, il faut cliquer sur le bouton « Envoyer » dans le bandeau de droite.

Après avoir confirmé l’envoi, un tampon est apposé sur le document indiquant la date de réception du document, la personne qui suit le document (si précisé) et la référence.

Une notification apparaît également en haut à droite de votre écran pour vous confirmer l’envoi du document dans le circuit.

mail-in_envoyé

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